منشی آنلاین یکی از روش‌های مدیریت زمان است که امروزه جای منشی‌های سنتی را گرفته است. تصور کنید که قصد مدیریت روزانه و همزمان چند قرار کاری رادارید. به طبع هرچقدر هم که فعالیت شما گسترده باشد، نمی‌توانید همزمان از 5 منشی استفاده کنید تا زمان را برای شما مدیریت کنند. فارغ از بحث هزینه، هماهنگ کردن قرارهای کاری و دیگر مسائل با آن‌ها پروسه‌ای پیچیده و زمان‌بر است.
درنهایت مطمئن باشید که قرارهای کاری خود را فراموش می‌کنید. چون به‌هرحال وقتی پای نیروی انسانی در میان است، خطای انسانی نیز به همین مقدار افزایش می‌یابد. در این شرایط یکی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین راهکارهای مدیریت وقت برای شرکت‌ها، تجارت‌ها، پزشکان و افراد فعال در حوزه‌های مهندسی و… استفاده از امکانی تحت عنوان منشی آنلاین می‌باشد.
اما منشی مجازی در چه صورت می‌تواند به ما کمک کند و مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟ شما می‌توانید با استفاده از منشی‌های مجازی، فعالیت‌های خود را روی مدیریت زمان منعطف کنید. کاربران می‌توانند مشخص کنند که چگونه می‌خواهند با شما ارتباط برقرار کنند. اگر قادر به پاسخگویی نیستید، این به آن‌ها اطلاع‌رسانی می‌شود و هزاران مزیت دیگر!
منشی آنلاین چگونه کار می‌کند؟
دستیاران مجازی درواقع یک نمونه برجسته از پیشرفت و حضور تکنولوژی‌هایی نظیر هوش مصنوعی در کسب‌وکارهای بزرگ هستند. شرکت‌هایی مانند گوگل، اپل و… نیز از آن استفاده می‌کنند. استارتاپ‌ها برای کاهش هزینه‌ها به منشی‌های مجازی متکی هستند. امروزه به‌هرحال اینترنت در دسترس همه است. همه موبایل‌ها به شبکه دیتا وصل می شوند. ازآنجایی‌که یک منشی آنلاین یک شخص حقیقی نیست، شما نیازی نیست که برای او بیمه رد کنید یا مالیات بپردازید. حتی اگر خارج از کشور هم هستید، می‌توانید از سیستم چندزبانه این منشی‌ها استفاده کنید.
منشی‌های مجازی نیازی به فضای کار ندارند. خبری از دفتر، میز و صندلی، کامپیوتر و… نیست. آن‌ها بایگانی را به‌صورت فیزیکی انجام نمی‌دهند. مدتی طول نمی‌کشد که قرارهای ملاقات شمارا جست‌وجو و آن‌ها را مرتب کنند. از طرفی شما بابت زیرساخت هم هزینه‌ای نمی‌پردازید و به‌راحتی می‌توانید از طریق یک اینترنت ساده به‌صورت مدام و آنلاین با منشی خود در ارتباط باشید. منشی آنلاین می‌تواند از ابزارها و نرم‌افزارهای قدرتمند برای بررسی تقویم استفاده کند. اگر اهل ویدئوکنفرانس یا تماس صوتی و تصویری هستید، تمامی امکانات آن‌هم اکنون در اختیار شماست.
وظایف منشی مجازی
وظایف منشی‌ها باتوجه‌به سیستمی که آن‌ها را طراحی کرده و یا حوزه کاری شما متفاوت است. برخی از منشی‌های مجازی وظایف دفتری را برای شما انجام می‌دهند. زمان ملاقات‌ها را مشخص نموده، ارتباط شمارا کارفرما، مدیران پروژه، کارمندان و… را برقرار می‌کنند. می‌توانند حتی ترتیبات سفر، ویدئوکنفرانس، برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌های حضوری و … را انجام دهند. تمامی این کارها روی یک دیتابیس ایمن انجام می‌شود و نیازی نیست که نگران ازدست‌رفتن داده‌های خود باشید.
البته نباید این موضوع را فراموش کرد که برای بسیاری از کارفرمایان و مدیران مجموعه‌ها، کارکردن با دستیارهای مجازی کمی سخت و دور از ذهن به نظر می‌رسد. البته ابزارهای پیچیده‌ای در این حوزه وجود دارند که معمولاً نیاز به نصب اکستنشن، مدیریت و… خواهند داشت. اما در مقابل برخی پلتفرم‌ها به‌مراتب کار را برای شما و کسانی که قرار است با شما ارتباط برقرار کنند آسان‌تر کرده‌اند.
می‌توان گفت که طیف وظایف منشی آنلاین بیش از منشی‌های واقعی است. آن‌ها به‌هرحال نیروی انسانی هستند. از شما به‌عنوان کارفرما انتظاراتی دارند. درصورتی‌که سیستم منشی مجازی بی‌هیچ چشم‌داشتی کار می‌کند و حتی نیازی به حمایت مالی شما ندارد.
منشی مجازی برخلاف انتظار به‌هیچ‌عنوان موجب سردرگمی مشتریان، ارباب‌رجوع و کسانی که قرار است با شما ارتباط برقرار کنند نمی‌شود، بلکه شما به‌راحتی می‌توانید این فضا را شخصی‌سازی کنید و حتی کم‌سوادترین شخص و کسی که با تکنولوژی آشنایی ندارد، می‌تواند از این ابزار استفاده کند.
معایب منشی واقعی
منشی واقعی در مدیریت زمان ضعف دارد. نمی‌تواند دقیقاً کارهای شمارا به‌درستی برنامه‌ریزی و مدیریت کند. از طرفی:
- امکان انجام همزمان چند کار را ندارد.
- نمی‌تواند به چند نفر وقت بدهد.
- قادر به فعالیت شبانه‌روزی نخواهد بود.
- هزینه زیادی دارد، شامل مالیات و پرداخت بیمه می‌شود.
- ممکن است در انجام کارها سهل‌انگاری کند.
- دارای تعطیلات تقویم است.
- قادر به مدیریت همه ابزارهای آنلاین نیست.
منشی آنلاین مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟
تفاوتی ندارد که شما به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنید، پزشک، معلم، محقق، مدیر بیزینس، مدیر باشگاه، مسئول پروژه، مهندس و… هستید. در تمامی شرایط می‌توانید از امکانات منشی آنلاین استفاده کنید. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که این منشی‌ها دارند این است که نیازی نیست برای آن‌ها حوزه کاری‌شان را تعریف کنید. می‌توانید همه‌چیز را خودتان سفارشی‌سازی کنید.
منشی دورکار یا مجازی درواقع یک هوش مصنوعی است که به هیچ قید مکانی و زمانی، در هر ساعت از شنبه روز، به‌راحتی می‌تواند فعالیت‌های شمارا مدیریت کند. لازم است که در این مورداشاره‌ای داشته باشیم به مزیت‌های اساسی منشی آنلاین. تمامی مدیران، کارآفرینان، اشخاصی که نیاز به مدیریت زمان و قرار ملاقات دارند.
افرادی که در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نمی‌توانند هزینه زیادی را صرف انتخاب منشی کنند. شرکت‌های خدمات طراحی، چاپ و تبلیغات، سایت‌های اینترنتی، فروشگاه‌های اینستاگرامی، شرکت‌های خدماتی و حوزه‌های تأسیسات و ساختمانی و… به‌راحتی می‌توانند از نرم‌افزارهای موبایلی، دسکتاپ و تحت وب که در این زمینه منتشرشده است بنا به مدیریت زمان خود استفاده کنند.
یکی از مهم‌ترین مزیت‌هایی که منشی آنلاین دارد این است که شما لازم نیست برای او مفاهیم را تعریف کنید و یا او را به‌صورت آزمایشی وارد کار خود کنید تا همه‌چیز را بیاموزد. بلکه با همه کسب‌وکارها به‌راحتی سازگار است.
چرا کسب‌وکارها به منشی مجازی نیاز دارند؟
منشی مجازی همیشه بدون خطاکار می‌کند. نه خسته می‌شود و نه غر می‌زند. بلکه زمان را به بهترین شکل ممکن مدیریت نموده و به شما اجازه استفاده از زمان با انعطاف بیشتری را می‌دهد. درواقع می‌توان گفت که منشی مجازی شما، یک متخصص درزمینه مدیریت زمان برای کسب‌وکار و تجارت شما است. اگر تعداد مشتریان شما زیاد است. اگر می‌خواهید یک ارتباط مؤثر در کم‌ترین زمان ممکن با آن‌ها برقرار کنید. حالا این فرصت فرارسیده است که از این سیستم استفاده نمایید.
امکان ایجاد تفکر استراتژیک
درصورتی‌که به دنبال رشد کسب‌وکار خود هستید. اگر می‌خواهید از رویکرد همه کارها را خودت انجام بده استفاده کنید و هزینه زیادی را صرف انتخاب منشی نکنید. منشی مجازی یا آنلاین یک امتیاز ویژه برای شما است. تخصیص وظایف به یک منشی مجازی می‌تواند باعث شود شما برای پروژه‌ها و کارهای خود که در آینده، برای آن‌ها برنامه‌ریزی کرده‌اید وقت بیشتری داشته باشید. از طرفی می‌توانید روی شتاب‌دهنده کسب‌وکار خود نیز تمرکز کنید.
عدم نیاز به اطلاع‌رسانی برای کنسلی و مدیریت زمان روزانه
اگر قبلاً با منشی‌های واقعی کارکرده باشید می‌دانید که آن‌ها معمولاً وسواس دارند و هر تغییری را به شما اطلاع می‌دهند. در حالت دیگر ممکن است که این کار را انجام ندهند و خیلی مسئولیت‌پذیر نباشند یا قرارهای کنسل شده و برنامه‌های جدید را به شما شرح ندهند. در تمامی این موارد منشی مجازی می‌تواند یک امتیاز فوق‌العاده داشته باشد. درواقع با استفاده از سیستم‌های تحت وب که امروزه در نقش منشی آنلاین ظاهر می‌شوند. زمان در دست شماست. صرفاً با یک لینک می‌توانید از کاربر بخواهید که با شما ارتباط برقرار کند.
مزایای استفاده از خدمات منشی مجازی یا آنلاین
سوالی که دیریازود ذهن شمارا درگیر می‌کند این است که این منشی چه مزیت‌هایی نسبت به همان منشی‌های ساده‌ای دارد که مدام تلفن جواب می‌دهند و قرارهای ملاقات شمارا تنظیم می‌کنند؟ به بیان ساده، می‌توان گفت که نیروی انسانی معمولاً در اثر خستگی و یا تعداد بالای تسک‌ها، به‌خوبی نمی‌تواند آن‌ها را انجام دهد.
درنتیجه لازم است که این موضوع تا حد زیادی به تکنولوژی سپرده شود. از طرفی احتمالاً شنیده‌اید که می‌گویند برخی از مشتریان حوصله سروکله زدن با منشی را ندارند. درنتیجه ترجیح می‌دهند از یک اتوماسیون برای فیکس کردن قرار ملاقات استفاده کنند. البته این مزیت‌ها بیش از آن است.
انعطاف‌پذیری
درواقع با بهره‌گیری از سیستم منشی آنلاین، شما می‌توانید همه‌چیز را خودتان شخصی‌سازی کنید. یک دستیار مجازی می‌تواند در لحظه ورود ارباب‌رجوع به سیستم پذیرش، همه‌چیز را به او اطلاع بدهد. اینکه حوزه فعالیت شما چیست. پس‌ازاینکه با شما صحبت می‌کند چه چیزی عایدش می‌شود. چرا به دریافت مشاوره و تماس با شما نیاز دارد و موارد ازاین‌قبیل!
مدیریت هزینه‌ها
درصورتی‌که به‌تازگی کسب‌وکار خود را راه‌اندازی کرده‌اید، حتماً می‌دانید که استفاده از یک منشی می‌تواند دردسرهای خاص خود را داشته باشد. از حق بیمه گرفته تا هزینه و حقوقی که صورت ماهیانه و یا در صورت اضافه‌کاری به او پرداخت می‌شود. در شرایط کنونی اقتصادی که همه ما از آن اطلاع داریم. معمولاً برای کسب‌وکارها هزینه‌های زیادی در طول ماه به وجود می‌آید.
این هزینه‌تراشی البته با مدیریت مجازی می‌تواند تا حد زیادی کنترل شود. وقتی نمی‌خواهید پول برای استخدام یک منشی تمام‌وقت پرداخت کنید. به طبع منشی مجازی می‌تواند نیازهای شمارا برآورده کند. اگرچه دقیقاً با مشتری صحبت نمی‌کند. اما شما می‌توانید همه‌چیز را طوری تنظیم کنید که مشتری یا ارباب‌رجوع و خدمات گیرنده همه پاسخ‌های لازم را دریافت کند. در این صورت می‌توانید خلأهای کسب‌وکار خود را پرکنید و به‌نوعی در پروژه‌هایی که به‌صورت دورکار انجام می‌شوند، زمان خود را مدیریت کنید.
امکان مدیریت تقویم و زمان‌بندی به‌صورت اصولی
یک منشی آنلاین یا مجازی درصورتی‌که به‌درستی تنظیم و برنامه‌ریزی‌شده باشد، می‌تواند زمان شمارا روی تقویم، برحسب سال، ماه، هفته، روز، ساعت و حتی دقیقه مدیریت کند. هیچ نیروی انسانی و منشی به‌صورت حضوری هم قادر نیست چنین برنامه‌ریزی را برای شما انجام هد.
پاسخگویی به سؤالات متداول مشتریان و نیازسنجی
در سیستم‌های منشی مجازی می‌توانید پاسخگوی سؤالات مشتریان خود باشید. ممکن است آن‌ها در مورد نحوه برگزاری جلسه با شما سؤالاتی داشته باشند. بخواهند در مورد موضوعی که مرتبط با حوزه کاری شما است اطلاعاتی را دریافت کنند. می‌توانید از طریق ویدئو، عکس، پیام خوش‌آمد گویی و پادکست همه آن‌ها را به اطلاع کسانی که به لینک شما مراجعه می‌کنند برسانید.
ارزش‌گذاری روی زمان
برای صاحبان مشاغل کوچک، استخدام دستیار و منشی آنلاین می‌توان باعث شود که ساعات ارزشمند فعالیت مفید در کسب‌وکار و تجارت خود را از دست ندهند. برون‌سپاری کارهایی مانند مدیریت زمان و ست‌کردن تایم‌ها معمولاً می‌تواند به نفع شتاب‌دهنده‌ها، هلدینگ‌ها و شرکت‌ها باشد.
این منشی‌ها نیازی به دستمزد ندارند. مرخصی نمی‌گیرند و از طرفی تا وقتی اینترنت وجود دارد در دسترس هستند. حتی می‌توانند برای یک هفته آینده شما نیز برنامه‌ریزی کنند.
راه‌حل: ابزار مدیریت زمان کلیدی
تمامی این موارد را متذکر شدیم تا به شما عنوانی را معرفی کنیم که در حال حاضر به‌صورت شخصی‌سازی‌شده و با امکان مدیریت نرم‌افزارهای کنترل تاریخ و زمان، البته با زبان فارسی در دسترس است. درواقع با بهره‌گیری از این نرم‌افزار تحت وب به‌راحتی می‌توانید تمامی شروط بالا را برقرار کنید. می‌توانید با استفاده از این ابزار جلسات کاری تشکیل دهید. لینک ایجاد کرده و آن را در اختیار مشتریان، ارباب‌رجوع و کسانی که قرار است با شما ارتباط برقرار کنند قرار دهید.
به‌راحتی می‌توانید با استفاده از کلیدی (Calidy)، نرم‌افزارهایی مانند کلندر، گوگل کلندر و… را به‌حساب کاربری خود وصل کنید. درواقع این سیستم، یک مکمل جامع است که تمامی ابزارهای موردنیاز برگزاری جلسات و مدیریت زمان را گرد هم آورده است. نیازی نیست که به‌صورت جداگانه با هرکدام از این ابزارها سروکله بزنید.
امکانات کلیدی
درصورتی‌که در کلیدی عضو شوید به‌راحتی می‌توانید داده‌های مبتنی بر ارتباط خود با کاربران و کسانی که به لینک شما مراجعه می‌کنند را بررسی و مدیریت کنید. درواقع آمار روزانه کسانی که وارد لینک ارتباط با شما شده‌اند در دسترستان قرار می‌گیرد. با ورود به پنل می‌توانید رویداد جدید ثبت کنید.
ایجاد رویدادهای مدیریت شده
در این بخش از منشی مجازی کلیدی، یک عنوان وارد نموده و سپس یک لینک به شما تعلق می‌گیرد. شرح و توضیحاتی را نیز در اختیار کاربر قرار داده و سپس طول آن را معین می‌کنید. می‌توانید بخش به بخش زمان خود را در طول روز مدیریت نموده و همه‌چیز را تعریف کنید. پشتیبانی آنلاین دارد و درصورتی‌که سوالی داشته باشید در کوتاه‌ترین زمان ممکن به شما پاسخ داده خواهد شد.
رویدادها و رزروها
در این قسمت نیز تمامی رویدادهای پیش و روی شما قابل مدیرت برحسب لغو شده، گذشته و آینده هستند.
امکان استفاده از نرم افزارهای مکمل
منطقاً در برگزاری جلسات آنلاین و دورکاری شما نیاز به یک ابزار مدیریتی و ویدئوکنفرانس خواهید داشت. گزینه‌های زیادی در اختیار شما هستند. درواقع سیستم منشی مجازی کلیدی، دارای اپلیکیشن‌های محبوب و ترند در این حوزه است. حتی برای انجام عملیات پرداخت، استفاده از وب 3.0، تقویم و… نیز دستتان باز است. مثلاً می‌توانید تقویم گوگل یا همان گوگل کلندر را به سیستم منشی آنلاین خود متصل کنید. سپس بر اساس برنامه‌ریزی‌های شما روی این تقویم، همه‌چیز برای شما مدیریت و زمان‌های ملاقات و کنفرانس از پیش تعیین می‌شود.
مزیت‌های استفاده از کلیدی
برای کلیدی یک سری مزیت‌های اساسی و مهم تعریف‌شده است که می‌توانید با بهره‌گیری از هرکدام از آن‌ها، کار ارتباط با مشتری، ارباب‌رجوع، کارمندان و اعضای تیم، مجموعه و شرکت خود را چندبرابر آسان‌تر کنید. به معرفی این ابزارها خواهیم پرداخت.
امکان مشخص‌کردن زمان جلسات و ساخت لینک اختصاصی
شاید یکی از سخت‌ترین کارها، مدیریت کارمندان و اعضای یک تیم برای برگزاری جلسه باشد. با استفاده از امکانات کلیدی می‌توانید به‌راحتی مدیریت زمان انجام دهید.
حتی کسانی که قرار است با شما ارتباط داشته باشند، می‌توانند برای شما یادداشت بنویسند. این کار همان‌طور که اشاره شد، از طریق لینکی که اشتراک‌گذاری می‌کنید انجام می‌گردد.
شخصی‌سازی
از طرفی استفاده از این سیستم فوق‌العاده آسان است. شخصی‌سازی انعطاف زیادی دارد. وقتی کلیدی به شما یک لینک می‌دهد. می‌توانید آن را در اختیار دیگر کاربران قرار دهید. در کانال تلگرام و بایوی اینستاگرام خود پیست نموده و از سیستم مدیریت زمان حرفه‌ای استفاده نمایید.
حتی می‌توانید از سطح حرفه‌ای‌تر هم استفاده نموده و قابلیت‌های کلیدی و سفارشی‌سازی شده هم داشته باشید. مشتریان و کسانی که قرار است با شما ارتباط برقرار کنند. وقتی وارد لینک خواهند شد درواقع می‌توانند زمان‌های خالی شمارا انتخاب و بر اساس چیزی که شما تعیین کرده‌اید جلسه‌ای فیکس کنند. این جلسه می‌تواند برحسب مدت‌زمان برگزاری، نوع برگزاری و محل برگزاری و حتی پلتفرم اجرا مشخص شود. درنهایت اگر هرکدام از مشتریان قرار را با شما کنسل کند، این سیستم به‌صورت هوشمندانه زمان را مدیریت می‌نماید.
چگونه استفاده کنیم؟
استفاده از سیستم مدیریت زمان و منشی آنلاین کلیدی بسیار آسان است. بر مبنای بهره‌گیری از این سیستم، در کوتاه‌ترین زمان برای هرکدام از قرارهای ملاقات و روزهای هفته خود، می‌توانید لینک تولید کنید. این لینک را به اشتراک بگذارید. کاربران و ارباب‌رجوع روی لینک کلیک می‌کنند و وارد صفحه‌ای مانند تقویم می‌شوند وقتی روی روز تقویم کلیک می‌کنند، می‌توانند دقیقاً ساعت ارتباط با شمارا مشخص کرده و در مورد توضیح ارتباطی که قرار است با شما داشته باشند یادداشتی را بنویسند.
البته شما می‌توانید این صفحه را نیز بسته به نیاز خود شخصی‌سازی کنید. عکس و ویدئو قرار دهید. اگر لازم است که نکته‌ای به شخص مقابل شما گوشزد شود را نیز بنویسید.
دستیارهای مجازی می‌توانند به شما اجازه دهند بر روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید: کسب‌وکارتان. زمان یک منبع مهم در زندگی است که دیریازود به‌پایان می‌رسد. زمانی که بتوانید به‌صورت بهینه از آن استفاده کنید، یک شخص هدفمند هستید. تمرکز روی مدیریت زمان، اجازه استفاده درست از آن را می‌گیرد. درنتیجه این کار باید برون‌سپاری شود. برخلاف استفاده از منشی‌های واقعی، دنیای دیجیتال آمده است که کار شمارا چندبرابر آسان‌تر کند. منشی آنلاین یک راه‌حل عالی است.
فراموش نکنید که ابزارها گاهی می‌توانند مکمل یکدیگر شوند. درنتیجه حتی شما می‌توانید کلیدی به‌صورت ترکیبی از دیگر سیستم‌های مدیریت زمان و پروژه و یا کنفرانس نیز استفاده کنید. در این مورد کم‌ترین سطح محدودیت باتوجه‌به قوانین کپی‌رایت در نظر گرفته‌شده است و می‌توان گفت که دست شما کاملاً باز است
