مدیریت زمان جلسات همواره یکی از دغدغه‌های مدیران ارشد بوده است. اهمیت مدیریت زمان اغلب در برگزاری وبینارها و کلاس‌های آنلاین مشخص می‌شود. انجام دادن هماهنگی‌های لازم برای استفاده بهینه و درست از زمان کار راحتی نیست و نیاز به‌دقت، برنامه‌ریزی و تمرکز فراوان دارد.
اگر با افرادی که در جلسات متعددی شرکت می‌کنند درخصوص معایب برگزاری آن سؤال کنید، اغلب پاسخ خواهند داد که جلسات، زمان زیادی را از آن‌ها می‌گیرند و تلاش می‌کنند که مثال‌هایی را برای نمونه بیاورند تا ثابت کنند علاوه بر صرف اوقات زیاد، نتوانسته‌اند خروجی و نتایج موفقی داشته باشند. اگر قصد دارید که راههای کارآمد برای بهترین بهره‌برداری از زمان جلسات را فرابگیرید، این مقاله را از دست ندهید.
در این مقاله قرار است چند نکته بسیار مهم از مدیریت جلسات را بازکنیم و از همه مهم‌تر می‌خواهیم از تجربیات خودمان از برگزاری جلسات مختلف و چه شد که پلتفرم کَلیدی را برای مدیریت قرارها و جلسات راه‌اندازی کردیم برای بازگو کنیم تا شما بتوانید جلسات و قرارهای خود را مدیریت کرده و به بهترین بهره‌برداری برسانید.
مدیریت زمان چیست و چطور مدیریت زمان جلسات را انجام دهیم؟
قبل از تعاریف گمراه‌کننده تکراری باید بگوییم مدیریت زمان یعنی: طرق استفاده از زمان طوری که بیشترین بهره‌وری را برایمان داشته باشد. حالا با این تعریف نتیجه می‌گیریم، مدیریت زمان جلسات چقدر درنتیجه آن جلسه تاثیرگذار است.
مثلاً ما در جلسات تیمی کلیدی 30 دقیقه فرصت داریم تا مشکلات را بیان کنیم، راه‌حل ارائه کنیم و نتیجه‌ای با برآیند مثبت داشته باشیم. تکنیکی که ما برای مدیریت زمان جلسات تیمی خود استفاده می‌کنیم، استفاده از کلمات کلیدی است. به این صورت که در جلسه‌ی گذشته ما تصمیمی گرفتیم که قرار است در جلسه بعدی ازآن تصمیم نتیجه‌ای را ارائه کنیم.
برای صرفه‌جویی در زمان جلسات ما سعی می‌کنیم موضوعات را با شمارش بیان کنیم و یا به سیستم‌هایی که در آن تسک‌ها را اضاف می‌کنیم اراجع می‌دهیم. این کار باعث می‌شود گزاف گویی‌ها، تعریف‌ها و… کم شود و یک جلسه 30 دقیقه‌ای با برایندی کاملاً مثبت داشته باشی.
اهمیت مدیریت زمان جلسات
موضوعی که امروزه حائز اهمیت است، یادگرفتن روش‌های مدیریت جلسه در فضای آنلاین است. اهمیت این موضوع هم به این دلیل است که امروزه ما در یک دنیای مجازی زندگی می‌کنیم. به‌نوعی اکثر رویدادها، جلسات، دورهمی‌ها، دیدارها و وبینارها همگی در این بستر صورت می‌گیرند. از طرفی دورکاری بسیار گسترده شده است و افراد زیادی در سراسر جهان فعالیت‌هایشان را از این روش انجام می‌دهند. مجموع مواردی که نام بردیم تماماً گواهی بر اهمیت جلسات آنلاین و مدیریت کردن زمان آن‌ها است.
چطور زمان جلسات را مدیریت کنیم؟
برای مدیریت زمان جلسات اقدامات زیادی وجود دارد. برای مثال یکی از این اقدامات تعیین اهداف است. از پیش تعیین کردن اهداف برگزاری جلسه یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار در مدیریت کردن زمان جلسه است. با تعیین اهداف شما قادر هستید که برای دستیابی به هدفتان، تعداد جلسات لازم و زمان موردنیاز را مشخص کنید.
انجام این‌کار باعث صرفه‌جویی و عدم اتلاف وقت می‌شود. شما ممکن است در حینی که مشغول بررسی اهداف هستید به این نتیجه برسید که نیازی به حضور افراد نیست و از راههای دیگری هم می‌توان با آن‌ها صحبت کرد. برخی موارد دیگر برای مدیریت زمان جلسات شامل گزینه‌های زیر است:
قرار نیست برای هرموضوعی جلسه برگزار کنید!
همان‌طور که می‌دانید، جلسه خودبه‌خود ارزش زیادی ندارد. از طرفی یکی از معایب بزرگی که دارد هم این است که وقت زیادی را از مخاطب می‌گیرد. می‌توانید چند مورد را برای جایگزین کردن یک جلسه کاری درنظر داشته باشید.
- اگر قرار است برای ابلاغ یک موضوع جلسه تشکیل دهید می‌توانید به چندنفر از همکاران ایمیل ارسال کنید و درخواست خود را بدهید و برگردید سرکارتان تا پاسخ برای شما ارسال شود.
- می‌توانید روی تابلو اعلانات محل کار یا شرکت یک وایت برد نصب کنید و از سایرین بخواهید هرموقع که رد شدند نظراتشان را بنویسند و با همه به اشتراک بگذارند. این برای زمانی است که شما می‌خواهید جلسه‌ای برای نظرسنجی برگزار کنید.
- اگر می‌شود از سیستم‌های آنلاین مانند Google meet برای برگزاری جلسات استفاده کنید تا مدیریت زمان جلسات بهتری داشته باشید. این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید بدون هدر دادن زمان جسلسات خود را تنظیم کنید.
جلسات خود را در پلتفرم‌های مدیریت زمان تنظیم کنید و جلسات را حدالامکان آنلاین کنید
قبلا برای اینکه یک جلسه را تنظیم کنید باید به منشی خود دستور می‌دادید، چند ساعت زمان می‌برد تا منشی یکی‌یکی هماهنگی‌ها را انجام دهد بعد تازه متوجه می‌شدید که یکی از افرادی که می‌خواهید با ایشان قرار ملاقات تنظیم کنید، ساعت‌های خالی ایشان با شما یکی نمی‌شود و شما باید مداوم پیگیری می‌کردید.
خوش‌بختانه پلتفرم‌های تنظیم قرار ملاقات و جلساتی وارد بازار شدند که این کار را برای شما ساده کرده‌اند. مثلاً الآن شما می‌خواهید با مشاور، آرایشگر، وکیل، برنامه‌نویس سایتتان و… ملاقات کنید. جای اینکه پشت‌هم تماس بگیرید و پشت خط این افراد باشید و عصبی شوید، حوصله‌تان سربرود و از کار وزندگی بازبمانید، کافی است لینک پروفایل تنظیم قرارهای خودشان را از هر پلتفرم مدیریت زمان جلسات مانند calidy.com ، یک بار بخواهید. ازآن‌پس لینک را بازکنید و ببینید فرد موردنظرتان چه ساعت در چه روزی وقت خالی دارد و درخواست ملاقات خود را همانجا با یک کلیک بدهید.
چطور جلسه آنلاین برگزار کنیم؟
راه‌هایی که برای برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین و دیجیتال وجود دارند زیاد هستند. از طرفی نیازی نیست که سراغ ابزار و راههای گران برای برگزاری این گردهمایی‌ها برویم. جلسه فیزیکی می‌تواند این‌طور باشد که شما یک پیام را در گروه واتساپ یا تلگرام قرار می‌دهید یا یک ایمیل را گروهی ردوبدل می‌کنید.
علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری زیادی هم هستند که به شما این امکان را می‌دهند که به‌صورت گروهی گفتگو کنید و تبادل اسناد بین شما خیلی جدی‌تر، رسمی‌تر و بهتر ایجاد شود. یکی دیگر از مزایای بزرگ کلاس آنلاین این است که در محیط آنلاین معمولاً حرف‌های غیرکاربردی کمتری گفته می‌شود. علاوه بر آن شما می‌توانید تمام گفتگوها را ضبط کنید و آن‌ها را به‌صورت یک فایل داشته باشید که بتوانید مرور بکنید.
دبیر جلسه کیست و چه وظیفه‌ای دارد؟
دبیر جلسه را از بین جلساتی انتخاب می‌کنند که معمولاً تعداد اعضا از سه یا چهار نفر بیشتر است. وظیفه‌ای که دبیر جلسه دارد این است که از اجرای درست فرایند جلسه مطمئن شود. با این تفاسیر می‌توان لیست زیر را به‌عنوان وظایف دبیر جلسه درنظر گرفت:
وظایف دبیر جلسات
- تعیین زمان‌بندی جلسه
- کمک به اداره کردن جلسه
- پیگیری‌های بعد جلسه
- درست کردن دستور جلسه و فرستادن آن برای همه شرکت‌کنندگان
- تهیه کردن فهرستی از افرادی که باید در جلسه حضورداشته باشند
- هماهنگ کردن زمان مناسب برای جلسه (برای این کار می‌توانید از پلتفرم‌های زمان بندی جلسات استفاده کنید).
- سایر پیگیری‌ها قبل از جلسه. برای مثال اطمینان از اینکه لوازم و امکانات و فضای مناسب برای جلسه از قبل آماده‌شده است. این فرایند را نیز می‌توانید با بارگزاری فایل‌های دستوری در پلتفرم و پروفایل خود در کلیدی تسریع کنید و از اتوماتیک پیشروی کارها لذت ببرید.
صورت جلسه چیست و چطور به برایند مثبت جلسات کمک می‌کند؟
صورت‌جلسه در جلسات آنلاین را فراموش نکنید. چند سال پیش وقتی برای اولین بار می‌خواستم جلسه‌ای کاری برگزار کنم، دوستی به من گفت صورت‌جلسه را فراموش نکن. نوشتن صورت‌جلسات شمارا حرفه‌ای‌تر جلوه می‌کند و شما می‌توانید با استفاده از صورت‌جلسه قبلی مدیریت زمان جلسات بهتری راداشته باشید. در پاراگراف بعد بیشتر در مورد نوشتن صورت‌جلسه و تأثیر آن در کیفیت جلسات توضیح می‌دهیم.
صورت جلسه و اهمیت آن در مدیریت زمان جلسات
در مدیریت زمان جلسات، همان اندازه که نوشتن دستور جلسه قبل از جلسه می‌تواند کاربردی باشد؛ نوشتن صورت‌جلسه هم بعد از جلسه می‌تواند تضمینی برای پیگیری توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد. اگر حتی تعداد اعضای جلسه پایین بود بازهم صورت‌جلسه بنویسید. هرگز با این تفکر که تمام توافق‌ها در حافظه ما باقی می‌ماند از نوشتن صورت‌جلسه سرباز نزنید. یکی از خاصیت‌های صورت‌جلسه این است به که حافظه کسب‌وکارتان تبدیل خواهد شد.
صورت جلسه چیست؟
صورت‌جلسه مجموعه از اقدام‌هایی است که به اعضای مختلف سپرده‌شده است یا حتی گزارشی از توافقات و تصمیمات به‌شمار می‌آید. صورت‌جلسه را جدی بگیرید تا بعداً اگر نیاز شد آن را در سند حل اختلاف به‌کار ببرید.
پبرای مثال اگر کاری را در صورت‌جلسه نام‌برده‌اید بعداً کسی نمی‌تواند با استناد به گفته‌های شفاهی از انجام آن طفره برود. نوشتن صورت‌جلسه در سازمان‌های بزرگ یک پروسه زمان‌بر دارد. در حدی که صورت‌جلسه حتی بعد از اتمام جلسه حاضر نیست و مدیر بعداً آن را تنظیم می‌کند و برای امضا تحویل سایرین می‌دهد.
سخن پایانی
همان‌طور که در ابتدای مقاله گفتیم، مدیریت زمان جلسه کار چندان راحتی نیست. برای اینکه بتوانید این امر را به خوبی انجام دهید، مستلزم نکات خاصی هستید که تا حدودی به آن‌ها اشاره کردیم. البته وجود موارد دیگر مانند داشتن تیم مناسب، به اشتراک‌گذاری دیگاه‌ها، استفاده از نظرات و… هم می‌تواند روی ساده‌سازی مدیریت زمان جلسه مؤثر باشد.
شما برای مدیریت پروژه‌های خود باید مدیریت زمان درستی را نیز داشته باشید. ما در کلیدی ابزاری برای مدیریت جلسات و قرارهای شما همراه با ابزار برگزاری جلسات آنلاین طراحی کردیم که می‌توانید رایگان از آن استفاده کنید. برای ثبت‌نام برای در کلیدی کلیک کنید.
موفق و پیروز باشید:)
