گوگل کلندر یک سرویس قدرتمند و رایگان است که می‌توانید از آن برای سازمان‌دهی برنامه خود و هماهنگ کردن رویدادها با دیگران استفاده کنید. آموزش کار با گوگل کلندر بخش‌های زیادی را شامل می‌شود که در ادامه قصد داریم به این بخش‌ها و امکانات و ویژگی‌های خاص این تقویم بپردازیم.
تقویم گوگل دارای بسیاری از ویژگی‌های مفید ازجمله توانایی به‌اشتراک‌گذاری تقویم با دیگران و تغییر آسان آنچه در حال حاضر نمایش داده می‌شود است. تا زمانی که به حساب Google خود واردشده باشید می‌توانید از هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه به تقویم خود دسترسی داشته باشید. ما هم سعی کردیم در ادامه آموزش کار با گوگل کلندر را تا جایی که امکان دارد کامل توضیح دهیم.
تقویم گوگل می‌تواند حتی سازمان‌دهی نشده‌ترین فرد را به کارآمدترین فرد تبدیل کند. از برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات گرفته تا برقراری ارتباط با افراد از سراسر جهان و این تقویم چیزی بیش از یادآوری تاریخ روز را به شما نشان خواهد داد. می‌توانید جلسات از راه دور را با پیوندهای ویدئویی برنامه‌ریزی کنید، چندین تقویم را برای یافتن بهترین زمان هماهنگ کنید و آن را در وب‌سایت خود جاسازی کنید تا مشتریان شما بتوانند زمان خالی را با شما رزرو کنند و ….
اگر به دنبال آموزش کار با گوگل کلندر برای استفاده حداکثری از روز خود هستید، نکات و ترفندهای موجود در این مقاله به شما کمک خواهد کرد. قبل از هرکاری در کلیدی ثبت‌نام کنید تا قرارها و جلساتتان را به خوبی مدیریت کنید.
امکانات ویژه ابزار گوگل و آموزش کار با گوگل کلندر
تقویم گوگل یک ابزار قدرتمند توسط خانواده Google Workspace که شامل Google Drive می‌شود است و معمولاً در بخش شرکت استفاده می‌شود. گوگل کلندر امکانات جالب بسیاری دارد و ویژگی‌هایی که تقویم گوگل ارائه می‌دهد می‌تواند روز ما را بسیار سازنده‌تر و منظم‌تر کند.
اگر قبلاً از آن استفاده کرده‌اید می‌توانید ویژگی‌های جدیدی پیدا کنید که می‌تواند تجربه شمارا در حین استفاده بهبود بخشد اما برای کسانی که هنوز از آن استفاده نمی‌کنند یا درباره آن اطلاعاتی ندارند، این مقاله می‌تواند به شما نشان دهد که با استفاده نکردن از تقویم گوگل به‌صورت روزانه چقدر زمان از دست می‌دهید بنابراین آموزش کار با گوگل کلندر می‌تواند فرصت‌های بهتر و بزرگ‌تری برای شما ایجاد کند در ادامه قصد داریم یک سری امکانات ویژه گوگل کلندر و نحوه استفاده از آنها را برایتان شرح دهیم.
امکان استفاده مستقل از طریق همگام‌سازی
گوگل کلندر که در ابتدا به‌عنوان یک برنامه برای تلفن‌ها و تبلت‌ها منتشر شد به‌سرعت تکامل یافت و شروع به ارائه نسخه دسکتاپ کرد. مجموعه‌ای از تنظیمات مفید را ارائه می‌دهد که در این مقاله در مورد برخی از آنها صحبت خواهیم کرد.
یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌ها امکان استفاده مستقل از طریق همگام‌سازی است که در حال حاضر یک استاندارد برای خدمات گوگل است. به همین دلیل کسانی که نیاز دارند زمان بیشتری را برای استفاده از رایانه خود صرف کنند می‌توانند از برنامه فقط در رایانه استفاده کنند و همگام‌سازی را در تلفن خود بررسی کنند. برای استفاده از این ابزار در رایانه فقط باید وارد حساب Google خود شوید و به تقویم گوگل بروید. در این بخش از آموزش کار با گوگل کلندر به سراغ ایجاد تقویم می‌رویم.
ایجاد تقویم‌های مختلف
یکی از بهترین ویژگی‌هایی که گوگل کلندر ارائه می‌دهد، ایجاد تقویم‌های مختلف است که برای مثال اگر بخواهید تعهدات شخصی و حرفه‌ای خود را از هم جدا کنید می‌تواند بسیار مفید باشد. این ویژگی به کسانی کمک می‌کند که تعهدات زیادی دارند و به‌راحتی نمی‌توانند همه آنها را در یک تقویم پیگیری کنند. همچنین نه‌تنها به سازمان شما کمک می‌کند بلکه می‌تواند تسکین‌دهنده‌ای برای سلامت روان شما باشد.
آموزش کار با گوگل کلندر – آموزش ایجاد تقویم‌های مختلف در گوگل کلندر
- Google Calendar را در رایانه‌باز کنید.
- در گوشه پایین سمت چپ، روی Add other calenars در کنار Other Calendars کلیک کنید و سپس روی Create new calendar کلیک کنید.
- حال، نام و شرح آن را بفرمایید.
- بر روی Create calendar کلیک کنید.
- می‌توانید با کلیک بر روی نوار سمت چپ و انتخاب اشتراک‌گذاری با افراد خاص، تقویم را به اشتراک بگذارید. با این بخش از آموزش کار با گوگل کلندر شما یک تقویم ایجاد کردید.
استفاده از فایل‌هایی مانند پی‌دی‌اف و اسلاید در حین ارائه بسیار مهم است. به همین دلیل گوگل کلندر گزینه پیوست کردن فایل‌ها را در دسترس قرار داده است. جالب‌ترین بخش این است که می‌توانید این فایل‌ها را درست هنگام ایجاد رویدادها یا رویدادهای از قبل برنامه‌ریزی‌شده پیوست کنید که می‌تواند برای بهره‌وری برخی افراد مفید باشد.
تنظیم تنظیمات پیش‌فرض برای جلسات و قرارهایتان
اگر عادت دارید که همیشه عباراتی را برای جلسات خود مانند مدت‌زمان، مجوزها و … را قبل از شروع آنها تعریف کنید، ممکن است بسیار خسته‌کننده شود بنابراین یکی از ویژگی‌های تقویم گوگل که می‌تواند به شما کمک کند، تنظیم تنظیمات پیش‌فرض برای جلساتتان است.
آموزش ایجاد تنظیم تنظیمات پیش‌فرض برای جلسات و قرارها در گوگل کلندر
- در رایانه خود به Google Calendar بروید.
- در گوشه سمت راست‌بالا، روی نماد چرخ‌دنده و سپس روی تنظیمات کلیک کنید.
- در قسمت سمت چپ، روی تنظیمات رویداد کلیک کنید.
- در اینجا می‌توانید پیش‌فرض‌ها را بر روی تنظیمات برگزیده خودتنظیم کنید و هنگام برنامه‌ریزی رویدادها بهره‌ورتر شوید.
این تنظیمات فقط در رایانه قابل انجام است و اگر براساس آموزش کار با گوگل کلندر پیش بروید حالت پیش‌فرض فعال می‌شود.
کنترل در دسترس‌بودن خود
یکی از ویژگی‌های دیگر گوگل کلندر این است که می‌توانید در دسترس‌بودن خود را به روش‌های مختلف کنترل کنید مانند زمانی که در محل کار یا در خانه هستید. در ادامه آموزش کار با گوگل کلندر به سراغ کنترل دسترسی می‌رویم.
آموزش کنترل در دسترس‌بودن
برای تنظیم آن:
- از رایانه خود به Google Calendar بروید.
- در گوشه سمت راست‌بالا روی تنظیمات کلیک کنید.
- در سمت چپ در قسمت General بر روی Working hours & location کلیک کنید.
- اکنون، فعال‌کردن مکان کار را روشن کنید.
- روزهایی را که در آن کار می‌کنید انتخاب کنید. اگر تقویم شما ساعات کاری را نشان دهد، ساعات کاری از قبل تنظیم می‌شود.
- هرروز محل کار خود را تایپ کنید و بر اساس آموزش کار با گوگل کلندر آن را ثبت کنید.
ایجاد جلسه پیوند ویدئویی
هنگامی‌که Google Calendar دارید برای میزبانی یک جلسه مجازی به Zoom یا خدمات تماس کنفرانسی نیاز ندارید. هر زمان که رویدادی با حداقل دو نفر (ازجمله خودتان) ایجاد می‌کنید، Google Calendar به‌طور خودکار رویداد را با پیوند Google Meet پر می‌کند. به‌این‌ترتیب شرکت‌کنندگان هرگز مجبور نیستند از شما پیوند ویدئویی بخواهند و شما هرگز مجبور نیستید آن را ارسال کنید. همه می‌توانند رویداد را بارگیری کنند و به‌جای آن روی «پیوستن با Google Meet» کلیک کنند. آموزش کار با گوگل کلندر را با نحوه ایجاد یادآوری دنبال نمایید.
ایجاد یادآوری
قراردادن رویدادها و قرارهای ملاقات در تقویم Google شما سود چندانی برای شما نخواهد داشت اگر زمانی که زمانش فرارسید آنها را فراموش کنید. به همین دلیل است که گوگل کلندر می‌تواند اعلان‌های فشاری یا پیام‌های متنی ارسال کند تا قرارهای آینده و قریب‌الوقوع را به شما یادآوری کند. همچنین می‌تواند هنگام لغو رویداد یا تغییر جزئیات به شما هشدار دهد.
یکی از معروف‌ترین و مهم‌ترین ویژگی‌های ارائه‌شده توسط تقویم گوگل یادآورهای آن است. آنها به‌ویژه هنگام سازمان‌دهی رویدادهای برنامه‌ریزی‌شده مفید هستند. می‌توانید انتخاب کنید که آنها را از طریق ایمیل، پنجره بازشو یا پیام متنی دریافت کنید. پیش‌فرض برنامه این است که 10 دقیقه قبل به شما یادآوری می‌کند.
آموزش ایجاد یادآوری در گوگل کلندر
- برنامه Google Calendar را بازکنید.
- در گوشه سمت راست پایین، روی Create Reminder ضربه بزنید.
- یادآوری خود را تایپ کنید یا از میان پیشنهادها انتخاب کنید.
- تاریخ، زمان و فرکانس را انتخاب کنید.
- در گوشه سمت راست‌بالا، روی ذخیره ضربه بزنید.
- یادآوری در برنامه رایانه نشان داده خواهد شد. هنگامی‌که آن را به‌عنوان تکمیل‌شده تنظیم کنید، از روی آن عبور داده می‌شود.
آموزش کار با گوگل کلندر – ایجاد اهداف
این قسمت به‌ویژه برای کسانی که می‌خواهند کار با اهداف را شروع کنند یا در حال حاضر انجام داده‌اند مفید است. در آن چندین دسته وجود دارد که می‌توانید انتخاب کنید مانند Workout یا Friends and Family اما همچنین می‌توانید اهداف سفارشی ایجاد کنید.
آموزش ایجاد اهداف در گوگل کلندر
- برنامه Google Calendar را بازکنید.
- در گوشه سمت راست پایین، روی Create ضربه بزنید.
- روی Goal ضربه بزنید.
- دسته‌بندی موردنظر خود را انتخاب کنید. برای سفارشی کردن آن پس از انتخاب دسته روی Customize ضربه بزنید.
- دستورالعمل‌ها را دنبال کنید و روی Complete ضربه بزنید.
اگر زمان رسیدن به هدف هم‌زمان با رویداد دیگری در تضاد باشد، برنامه به‌طور خودکار هدف را دوباره برنامه‌ریزی می‌کند. ایجاد اهداف فقط در تلفن شما امکان‌پذیر است اما پس از ایجاد آنها برای دیدن در رایانه برای شما در دسترس خواهد بود.
تقویم همکاران خود را ببینید
پیداکردن زمان آزاد برای برنامه‌ریزی یک جلسه می‌تواند گاهی اوقات بسیار دشوار باشد زیرا برنامه‌های متناقض بین شما و همکاران وجود دارد. برای آسان‌تر کردن کارها، «تقویم Google» به مسئول جلسه اجازه می‌دهد تا به تقویم‌های همکارانش برود تا ببیند چه زمانی در دسترس هستند و جلسه را در بهترین زمان ممکن برنامه‌ریزی می‌کند.
تبدیل مناطق زمانی
اگر به شرکت در جلسات بین‌المللی عادت دارید یا اگر نیاز به سفرهای مکرر دارید، مناطق زمانی می‌تواند باعث سردردهای زیادی شود. به همین دلیل یکی از ویژگی‌های تقویم گوگل اضافه‌کردن منطقه زمانی دوم به تقویم شما است. آموزش کار با گوگل کلندر – تبدیل منطقه زمانی را می‌توانید در ادامه بیاموزید.
آموزش تبدیل مناطق زمانی در گوگل کلندر
- از رایانه شخصی خود به Google Calendar بروید.
- در گوشه سمت راست‌بالا، روی تنظیمات ضربه بزنید.
- در سمت چپ در قسمت General، روی Time zone کلیک کنید.
- کادر کنار نمایش منطقه زمانی ثانویه را علامت بزنید.
- منطقه زمانی را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید.
- اکنون، ستونی در تقویم خود با مناطق زمانی ثانویه خواهید دید.
قابلیت میان‌برهای صفحه‌کلید
تقویم گوگل یکی از ساده‌ترین برنامه‌های برنامه‌ریزی موجود است و میان‌برهای صفحه‌کلید آن را حتی کارآمدتر می‌کنند. درحالی‌که به تقویم خود نگاه می‌کنید، فقط روی “Q” ضربه بزنید تا یک رویداد به‌سرعت اضافه شود. تایپ کردن “C” منوی کامل افزودن رویداد را نشان می‌دهد و تایپ کردن “T” شمارا به امروز در تقویم خود می‌برد. همان‌طور که در این لیست از میان‌برهای صفحه‌کلید تقویم گوگل می‌بینید، این سه اصل تازه شروع هستند.
پنهان کردن ساعات غیرفعال
اگر از گوگل کلندر برای کسب‌وکار استفاده می‌کنید، احتمالاً آخر هفته‌ها و عصرها فقط فضای تقویم شمارا اشغال می‌کنند. آن زمان‌ها را پنهان کنید تا بتوانید دید بهتری از ساعت‌ها و روزهایی که برای تجارت باز هستید داشته باشید.
آموزش پنهان کردن ساعات غیرفعال در گوگل کلندر
- برای مخفی کردن تعطیلات آخر هفته، روی نماد چرخ‌دنده در گوشه سمت چپ بالای تقویم خود کلیک کنید.
- سپس به سمت «نمایش گزینه‌ها» بروید. در بخش «نمایش آخر هفته‌ها»، علامت کادر را بردارید.
- برای پنهان کردن ساعات کاری، افزونه Chrome “Hide Morning in Calendar” را نصب کنید.
- اکنون هنگامی‌که روز یا هفته را در تقویم خود مشاهده می‌کنید، یک اسلاید در سمت چپ فیلد ورودی خواهید دید. کلیک کنید و آن را به سمت بالا یا پایین بکشید تا ساعات شبانه ناخواسته پنهان شود.
برنامه‌ریزی کاری با تقویم گوگل
برای اینکه دیگران بتوانند خدمات شمارا رزرو کنند یا با شما ملاقات کنند، صفحات رزرو آنلاین در Calendar با Google Workspace Individual ایجاد کنید. گوگل کلندر برای کمک به شما و افرادی که با شما قرار ملاقات می‌گذارند، به‌طور خودکار موارد زیر را ارسال می‌کند:
- ایمیل‌های تأیید
- ایمیل‌های یادآور
- ایمیل‌های لغو
- ایمیل‌های به‌روزرسانی رویداد
برنامه‌های قرار یک ویژگی ممتاز است که برای مشترکین Google Workspace Individual در دسترس است. اگر از حساب تقویم گوگل محل کار یا تحصیل استفاده می‌کنید، از زمان‌بندی قرار استفاده کنید.
حساب‌های Business Starter به زمان‌بندی قرارها دسترسی ندارند و برای تنظیم برنامه‌های قرار ملاقات، باید از رایانه استفاده کنید.
برای ایجاد یک زمان‌بندی می‌توانید هرزمانی در تقویم خود که قبلاً رویدادی برنامه‌ریزی نشده است، کلیک کنید. در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، روی برنامه زمان‌بندی قرار و سپس ایجاد یک برنامه قرار ملاقات جدید یا افزودن دسترسی به زمان‌بندی موجود کلیک کنید. تقویم گوگل از تداخل برنامه جلوگیری می‌کند. اگر به رویدادی در تقویم Google پاسخ «بله» یا «شاید» بدهید، آن زمان به‌صورت رایگان در صفحه رزرو شما نشان داده نمی‌شود. آموزش کار با گوگل کلندر به همین‌جا ختم نمی‌شود به سراغ نصب تقویم بروید.
بخش نهایی آموزش کار با گوگل کلندر: نصب تقویم گوگل
- در تلفن یا رایانه خود از صفحه Google Calendar در Google Play دیدن کنید.
- روی Install ضربه بزنید.
- برنامه را بازکنید و با حساب Google خود وارد شوید.
- برای دسترسی به تقویم گوگل باید وارد حساب Google خود شوید. اگر قبلاً آنرا نداشتید می‌توانید آن را ایجاد کنید.
- با مراجعه به calendar.google.com می‌توانید به تقویم گوگل دسترسی پیدا کنید. اگر قبلاً در صفحه Google دیگری هستید، روی دکمه منو در بالا سمت راست کلیک کنید، سپس روی نماد تقویم کلیک کنید.
همچنین یک برنامه تقویم گوگل برای اکثر دستگاه‌های تلفن همراه موجود است. برنامه تقویم گوگل به‌طور پیش‌فرض بر روی اکثر دستگاه‌های اندرویدی نصب‌شده و می‌توانید آن را از فروشگاه Play دانلود کنید. یک نسخه iOS نیز در اپ‌استور وجود دارد. آموزش کار با گوگل کلندر نیز در هردو مشابه است.
نتیجه‌گیری
تمامی ابزارهایی که تاکنون معرفی کردیم هرکدام به‌صورت جداگانه و در یک حوزه مورداستفاده قرار می‌گیرند و می‌توانند پوشش‌دهنده بخشی از نیازهای افراد باشند درنهایت مسئله اصلی استفاده از گوگل کلندر خواهد بود. اما در مقابل قصد معرفی سرویس کلیدی را خواهیم داشت. Calidy پلتفرمی به جهت مدیریت زمان، جلسات و قرارها است (به‌جای منشی تلفنی عملکرد مدیریت جلسات، تماس‌ها و ارتباطات و دیدارهای شمارا خواهد داشت).
با استفاده از آن به‌جای اینکه مشتری، ارباب‌رجوع و یا هر شخصی که قرار است با شما ارتباط برقرار کند، با منشی تماس گرفته و روزانه ساعت‌ها معطل شود؛ می‌تواند به‌راحتی روی یک لینک که شما در اختیار او قرار می‌دهید کلیک کرده و پس‌ازآن قرار کاری‌اش را با شما تنظیم کند. این لینک را می‌توانید در:
- بایوی اینستاگرام
- بخش بایوی تلگرام
- واتس‌اپ
و حتی روی وب‌سایت خود قرار دهید. پس‌ازآن صفحه‌ای مبتنی بر برقراری ارتباط برای شخص باز می‌شود. او می‌تواند روی تقویم دقیقاً زمان مدنظر خود را انتخاب کرده و درواقع کلیدی تایم‌های آزاد را به کاربر نشان می‌دهد. ازجمله امکانات دیگر کلیدی می‌توان به اشاره کرد:
- مدیریت تمامی قرارهای ملاقات
- اعلان به‌صورت ساعت هشدار
- امکان بررسی کنسلی‌ها و جایگزین‌کردن آنها بازمان جدید
- مدیریت جلسه آسان
- دارای منوی شخصی‌سازی و ساخت پروفایل کاربری
درنهایت و بر اساس نظر افراد فعال در حوزه مدیریت کسب‌وکار، یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین عواملی که می‌تواند سبب موفقیت‌های بزرگ شود، مدیریت دقیق کارها و یا داشتن یک برنامه زمانی دقیق است. در آموزش کار با گوگل کلندر به بررسی کامل این ابزار و امکانات آن پرداختیم. با استفاده از گوگل کلندر می‌توانید تمام اهمال‌کاری خود را کنار گذاشته و همیشه یادآوری داشته باشید که شما را برای انجام کارها به جلو هدایت کند.
