تکنیک اولویت‌بندی، یکی از بهترین و منطقی‌ترین راهکارها برای مدیریت زمان است. اگر شما هم در طول روز باید کارهای مختلفی را انجام دهید و مدام درگیر مشکلاتی نظیر مدیریت وقت می‌شوید. در ادامه، در کلیدی دراین‌خصوص نکاتی را به شما شرح خواهیم داد. این نکات باید به‌صورت پلکانی انجام شوند. یعنی نخست پله اول را انجام داده و سپس به سراغ رکن دوم بروید. ضمن اینکه در ادامه می‌آموزید که چگونه چهارچوب را برای هر کاری ایجاد کرده و درست در همان قالب و ساختار آن را انجام دهید.
انسان‌ها در دوره‌های مختلف سنی معمولاً با یک مشکل متداول و مشترک مواجه هستند و آن‌هم مدیریت زمان خواهد بود. اینکه هرکسی بتواند در طول روزکارهای خود را در یک‌زمان مشخص انجام دهد به‌مرور موجب تعالی و پیشرفت او در مسیر زندگی‌اش می‌شود.
به‌هرحال کارهای شخصی ما می‌تواند تحت‌تأثیر کارهای بیزینسی‌مان دچار بر هم ریختگی شود و نتوانیم همه آنها را در کنار هم مدیریت کنیم. احتمالاً شنیده‌اید که می‌گویند یک شخص زندگی خصوصی خود را باکاری‌اش ترکیب می‌کند که این‌یک اشتباه بزرگ به‌حساب می‌آید. به‌هرحال اگر می‌خواهید تکنیک اولویت‌بندی را بیاموزید حتماً بندهای این مقاله را تا انتها با جزئیات مطالعه کنید.
تکنیک اولویت‌بندی چگونه است؟
تکنیک اولویت‌بندی درواقع یک مفهوم کلی است. شما بسته به حوزه کاری‌تان می‌توانید روی آن تغییرات اعمال کنید و یا اینکه این لیست و تکنیک‌ها را سفارشی‌سازی کنید. مثلاً اگر معلم هستید به طبع اولویت‌های روزتان با یک مدیر، تاجر و محصل فرق دارد.
البته این تکنیک‌ها بسته به نیاز شما ممکن است کمی تغییر کند. اما درنهایت موضوعی که مشخص است این خواهد بود که افراد موفق همیشه برنامه‌ریزی‌های نه‌تنها بلندمدت، بلکه کوتاه‌مدت برای زندگی خوددارند و براین‌اساس پیش می‌روند. هرکدام از بندهای تکنیک اولویت‌بندی که در ادامه می‌خوانید به‌هرحال یک پله شمارا به هدفتان نزدیک‌تر می‌کند و می‌تواند موجب موفقیت‌های بزرگ برای شما در زندگی و کارتان شود.
1- بر اساس اهمیت رتبه بدهید
لازم است که در تکنیک اولویت‌بندی بر اساس اهمیتی که برای کارهای خود قائل هستید، به آنها رتبه بدهید. مثلاً اگر قرار کاری دارید، حتماً آن را در اولویت قرار دهید، چون قرار است با شخص جدیدی برخورد داشته باشید و به طبع وقت‌شناسی می‌تواند موضوع مهمی در این برخورد باشد.
بسیاری از افراد که علاقه‌مند هستند با شما همکاری کنند، با یک روحیه تهاجمی و عدم اعتماد به سمت شما می‌آیند. آنها در برخوردهای اول به دنبال نقص کار هستند و سعی می‌کنند گربه را دم حجله بکشند از طرفی شما می‌تواند چند درجه برای اهمیت کارهای خود مشخص کنید. در نظر گرفته سه درجه اهمیت می‌تواند متناسب باکار شما ایده خوبی باشد.
معمولاً کارها یا مهم و ضروری، یا معمولی و یا کم‌اهمیت خواهند بود. این اولین قدم در تکنیک اولویت‌بندی می‌باشد. حالا می‌توانید آنها را لیست کنید. البته برخی کارها ممکن است مهم باشند اما شما موعدی طولانی برای انجام آنها دارید. درنتیجه به سراغ دسته‌بندی معمولی بروید.
2- یک چک‌لیست درست کنید
اینکه بتوانید تکنیک اولویت‌بندی را در یک چک‌لیست بنویسید و هرکدام را که انجام می‌دهید تیک بزنید، درواقع موجب ایجاد حس آرامش درونی می‌شود. تصور کنید که امروز 12 کار مهم و اساسی دارید که باید حتماً انجام شود. این کارها را در لیست کاغذی یا کامپیوتری یادداشت کنید. هرکدام از آنها را که انجام می‌دهید تیک بزنید. نگران ترتیب نباشید. همان‌طور که گفتیم گاهی ممکن است شرایط ایجاب کند که بر اساس لیست پیش نروید.
می‌توانید در پست این کاغذ و یا در صفحه دیگر توضیحاتی در مورد هر کار نیز یادداشت کنید. دقت داشته باشید که گاهی نوشتن به زبان خودتان به شما آرامش می‌دهد. مثلاً به‌جای اینکه بنویسید، انجام کارهای مربوط به دانشگاه، می‌توانید به زبان خودتان یک اصطلاح برای این کار در نظر بگیرید تا مثلاً فضای آموزشی و روتین همیشگی دانشگاه که در مورد آن نوشته‌اید به شما حس تشویش ندهد. چون افراد معمولاً در موارد آموزشی و دانشگاهی درگیر استرس می‌شوند.
3- ددلاین و چهارچوب زمانی مهم است
اینکه شما بتوانید یک کار را در عرض یک روز انجام دهید بسیار مثبت است، اما اگر فکر می‌کنید که پروژه فرسایشی است و نیاز به زمان زیادی دارد، بهتر است که به‌صورت بخش‌بخش تکنیک اولویت‌بندی را روی آن پیاده‌سازی کنید. مثلاً اگر مهندس هستید و قرار است پروژه نقشه‌کشی را روی کاغذ طراحی کنید. اگر در بخشی از کار خود در روز با مشکل و گره مواجه شدید، کمی به خودتان فرصت دهید و ساعت‌ها مشغول رفع آن نشوید.
4- عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید
یکی از مهم‌ترین مواردی که معمولاً در تکنیک اولویت‌بندی می‌تواند به شما کمک کند این است که اجازه ندهید درجازدن روی یک کار از شما زمان بگیرد. شما باید سعی کنید مسئولیت‌های خود را مدیریت کنید. مثلاً اگر برنامه‌نویس هستید و روی یک خطا کار می‌کنید، اگر این خطا بعد از 3 بار تلاش حل نشد، به سراغ یک پروژه دیگر و بخش دیگر از چک‌لیست تکنیک اولویت‌بندی بروید.
اگر فکر می‌کنید زنگ خوردن تلفنتان شمارا خسته می‌کند، پیشنهاد می‌کنیم که آن را در حالت مزاحم نشوید قرار دهید. اگر تلفن‌خانه موجب بر هم ریختن تمرکز شما می‌شود، به همین راحتی، آن را از پریز بکشید! (البته دقت کنید که این موارد نباید موجب ازدست‌رفتن ارتباط شما با دنیای بیرون شود. به هر مال ممکن است کسی به کمک شما نیاز داشته باشد)
5- از تکنولوژی برای پیشبرد تکنیک اولویت‌بندی کمک بگیرید
فراموش نکنید همان‌قدر که تکنولوژی می‌تواند دشمن تکنیک اولویت‌بندی شما و برنامه‌ریزی که تاکنون به شما شرح دادیم باشد، می‌تواند موجب پیشرفتتان شده و همین‌طور سبب شود که برنامه‌ریزی خود را هوشمندانه‌تر و با دردسر کم‌تری انجام دهید. در اپ‌استور و فروشگاه‌های نرم‌افزار موبایل و دسکتاپ، اپلیکیشن‌های زیادی برای منظور مدیریت زمان، تاریخ و همین‌طور قرارهای ملاقات طراحی‌شده است.
شما می‌توانید این ابزارها را به‌رایگان روی دیوایس خود نصب کنید و به‌جای اینکه حجم زیادی دفترچه و نوت‌بوک همراه خود داشته باشید، همه‌چیز را به تکنولوژی بسپارید. البته بسیاری از این نرم‌افزارها و ابزارها برای مدیریت زمان در کشوری مانند ایران طراحی نشده و مثلاً مشکل تاریخ و فرمت نمایش زمان و… دارند. کلیدی (calidy.com) در این زمینه، یک ابزار هوشمند و پیشرفته است که به شما این اجازه را می‌دهد منشی آنلاین داشته باشید. تصور کنید که یک شخص قرار است با شما ارتباط برقرار کند.
یا با خودتان تماس می‌گیرد و مدیریت زمان را از شما سلب نموده و یا از منشی شما کمک می‌خواهد که گاهی منشی‌ها نیز در مدیریت زمان (به دلیل تعداد بالای درخواست‌ها و ارتباطات) ناکارآمد می‌شوند. کلیدی به شما یک لینک می‌دهد، می‌توانید در این لینک ویدئو، پادکست و پیام معرفی و توضیحات قرار دهید. شخص با ورود به لینک موردنظر می‌تواند روی ساعت و زمان دقیق روی تقویم زمان قرار ملاقات با شمارا مشخص کند.
6- لیست اولویت‌بندی را پیش و رویتان قرار دهید
کاری کنید که این لیست همیشه روبرو شما باشد. می‌توانید چند کپی از آن تهیه‌کرده و در بخش‌های مختلف منزل و یا محل کارتان آن را به دیوار و سطوح بچسبانید. این امر باعث می‌شود لیست کارهایی که قرار است در درازمدت انجام شوند را فراموش نکنید. ضمن اینکه اگر از لیست کاغذی استفاده می‌کنید می‌توانید آن را درجایی قرار دهید که مرتباً چشمتان به آن می‌خورد.
اگرچه تکنولوژی امروزه یادداشت کردن را راحت کرده است، اما ازنظر روان‌شناسی نوشتن مشکلات می‌تواند به حل آنها کمک کند. کارها را روی یک کاغذ کوچک بنویسید و مدام با خود تکرار کنید که قرار است بر اساس همین لیست پیش بروید. علاوه بر جنبه‌های مدیریت و تکنیک اولویت‌بندی، از فشارهای روانی نیز خلاص می‌شوید.
7- با سخت‌ترین اولویت‌ها شروع کنید
اینکه بتوانید کارهای سخت را زودتر انجام دهید به شما کمک زیادی می‌کند. از طرفی اگر فکر می‌کنید که از پس یک کار برنمی‌آیید یا اینکه ممکن است ذهن شمارا برهم بریزد بهتر است که آن را در ابتدای لیست خود قرار دهید. این تکنیک اولویت‌بندی موجب می‌شود که تمرکزتان برای انجام کارهای ساده‌تر برهم نریزد و با خیال راحت‌تری پیش بروید. اگرچه ممکن است آن کار سخت، هنوز جز لیست اولویت‌های زمانی شما نباشد. اما تأثیر روانی بدی روی شما می‌گذارد.
این می‌تواند برای روحیه شما بهتر باشد. مثلاً اگر قرار است تکالیف دانشگاه یا مدرسه خود را انجام دهید، با ریاضیات و دروس تخصصی شروع کنید، سپس آزادانه و بدون نگرانی می‌توانید به سراغ کارهای دیگر بروید. البته همیشه این تکنیک را تکرار نکنید، گاهی ذهن شما نیاز به آزاد شدن دارد. گاهی هم ذهن شما آمادگی انجام کارهای سخت را ندارد. مثلاً اگر خیلی خسته هستید اما ناچار به انجام یک سری‌کارها بوده و می‌خواهید زمان خود را مدیریت کنید، حتماً به سراغ تسک‌هایی بروید که خیلی پیچیده، طاقت‌فرسا و یا حساس نیستند.
برای اولیت‌بندی کارها از ابزارهای برنامه‌ریزی مثل calendar استفاده کنید. که در مقاله آموزش کار با گوگل کلندر به شما یاد دادیم چطور از این سرویس گوگل نهایت استفاده را ببرید
