ابزارهای مدیریت پروژه همان‌طور که از نامش پیداست ابزارهایی برای مدیریت پروژه می‌باشند. همه مشاغل چه کوچک و چه بزرگ، مستلزم پرداختن منظم به بسیاری از وظایف، پروژه‌ها، برنامه‌ها و افراد هستند. تیم‌هایی متشکل از رهبران، اعضا و مدیران هستند که باهم کار می‌کنند تا یک برنامه کاربردی موفق بسازند.
ازآنجایی‌که افراد بیشتری در یک پروژه درگیر می‌شوند بکارنگرفتن هیچ ابزار مدیریت پروژه آنلاین می‌تواند برای انجام کارآمد یک کار بسیار چالش‌برانگیز باشد. ازاین‌رو داشتن ابزارهایی که می‌توانند کسب‌وکار شمارا در طول برنامه‌ریزی و اجرای پروژه به شیوه‌ای مؤثر، قابل پیش‌بینی و قابل‌اعتماد، سازماندهی کنند بسیار مورد انتظار است.
چرا از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
اساساً ابزارهای کنترل پروژه برای برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع، مدیریت زمان و نظارت بر عملکرد استفاده می‌شود. آنها یکی از بخش‌های اساسی ابزارهای توسعه برنامه هستند که می‌توانند به کسب‌وکار شما کمک کنند تا مزیت رقابتی کسب کند و شمارا در بین رقبای خود متمایز کند. در ادامه مزیت‌های استفاده از این ابزارها را برای شما بیان خواهیم کرد.
برنامه‌ریزی آسان و سریع
برنامه‌ریزی پروژه یک مرحله حیاتی از چرخه توسعه پروژه است که برای درک تمام وظایف مهم به زمان زیادی نیاز دارد. ابزارهای مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد که تشخیص دهید کدام وظایف مهم هستند و وابستگی آنها به یکدیگر چگونه است.
کنترل بودجه
مدیریت بودجه یک وظیفه بسیار اساسی است که به کنترل هزینه پروژه کمک می‌کند. هر پروژه با هزینه‌ای همراه است که شامل هزینه‌های بالقوه و بازده مورد انتظار می‌شود. نرم‌افزار مدیریت پروژه به مدیران اجازه می‌دهد تا هزینه را بهینه کنند و برای به حداکثر رساندن سود کار کنند. این را می‌توان با ردیابی زمان، ردیابی پیشرفت، گزارش بودجه و سایر وظایفی که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا بودجه را برنامه‌ریزی کرده و بر اساس آن کار کنند انجام شود.
تخصیص و مدیریت آسان منابع
مدیریت و تخصیص منابع دلیل دیگری است که چرا کسب‌وکار شما به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارد. مدیریت منابع برای اطمینان از فرآیندهای کسب‌وکار بسیار ضروری است تا هیچ‌چیز هدر نرود. درک اینکه به چه مواد و ابزارهایی در یک پروژه نیاز دارید به شما امکان می‌دهد بدون هیچ مانعی آن وظایف را اجراء کنید.
گردش کار تیمی قوی
کار کردن کل تیم معمولاً بسیار چالش‌برانگیز است اما با ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانید به‌سادگی همه را وادار به همکاری کنید. مدیر پروژه قادر به مشاهده وظایفی است که توسط اعضای تیم مدیریت می‌شود و اینکه چه مقدار کار در حال انجام یا به‌پایان رسیدن است.
اشتراک گذاری آسان داده‌ها
وقتی افراد زیادی روی یک پروژه کار می‌کنند، تمایل دارند داده‌ها را به‌آسانی دریافت کنند. با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه هر یک از اعضای تیم می‌توانند به‌راحتی به اسناد و فایل‌ها دسترسی داشته باشند. بنابراین؛ به‌جای ارسال تعدادی ایمیل همراه با پیوست، کار با ابزارهای مدیریت پروژه بسیار آسان‌تر می‌شود.
لیست بهترین ابزارهای مدیریت پروژه
ممکن است گزینه‌های به‌ظاهر بی‌شماری برای انتخاب یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین وجود داشته باشد اما باید بهترین را انتخاب کنید تا به نتایجی عالی در پروژه خود برسید. بنابراین قصد داریم ده ابزار برتر مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم. به خاطر داشته باشید که بهترین گزینه برای شما به نیازها و منابع خاص پروژه شما بستگی دارد.
در این بخش نحوه عملکرد این ابزارهای مدیریت پروژه، مزایا و معایب آنها را خواهید دید. همه نرم‌افزارهای فهرست‌شده در این نمای کلی دارای یک نسخه ابزار رایگان هستند.
معرفی ابزار Trello
Trello انتخاب موردعلاقه در دنیای ابزارهای کنترل پروژه است. ازنظر بصری جذاب بوده و به استفاده از کارت‌ها، لیست‌ها و تابلوها شناخته‌شده است. Trello یک راه آسان، رایگان، انعطاف‌پذیر و بصری برای مدیریت پروژه‌های شما و سازماندهی هر چیزی می‌باشد و میلیون‌ها نفر در سراسر جهان به آن اعتماد دارند.
Trello چگونه کار می کند؟
- شما یک تابلوی پروژه می‌سازید، نام آن را می‌گذارید و دیگران را به همکاری دعوت می‌کنید.
- در مرحله بعد، لیست‌هایی را برای ایجاد مراحل در یک گردش کار سفارشی تشکیل می‌دهید.
- سپس کارت‌هایی را برای مرتب کردن اطلاعات یا ایجاد وظایف تنظیم می‌کنید.
- پس از انجام تنظیمات روی کارت ضربه بزنید یا روی آن کلیک کنید تا اطلاعاتی مانند پیوست‌ها، نظرات، فهرست‌های چک و تاریخ‌های سررسید اضافه کنید. همچنین می‌توانید اعضا را به وظایف اختصاص دهید.
- در نهایت می‌توانید پیشرفت خود را با جابجایی کارت‌های کار در لیست‌ها پیگیری کنید.
مزایا
وقتی تابلوی خود را باز می‌کنید، اطلاعات پروژه دقیقاً در مقابل شما در دسترس است. (همه‌چیز از تاریخ مقرر گرفته تا نظرات تیم). همچنین اگر با اصول اولیه ابزارهای کنترل پروژه آشنا نیستید نگران این موضوع نباشید زیرا Trello راهنماهای آسانی برای شروع کار دارد. همچنین مدیران این ابزار به‌طور مداوم محتوای وبلاگ مفید را در موضوعاتی مانند مدیریت، کار از راه دور و نکات بهره وری به‌روز می‌کنند و به اشتراک می‌گذارند.
یکپارچه‌سازی برنامه‌ها که به‌عنوان Power-up شناخته می‌شوند از دیگر مزیت‌های این نرم‌افزار است و به این معنی می‌باشد که شما مجبور نیستید ابزارهایی را که در حال حاضر از آن استفاده می‌کنید را دور بیندازید.
معایب
انعطاف‌پذیری و تمرکز بر سفارشی‌سازی می‌تواند برای برخی از کاربرانی که به ساختار بیشتر در برنامه‌های کاری خود عادت دارند مشکل‌ساز باشد. به‌عبارت‌دیگر مردم گاهی اوقات در انتخاب‌های بیش‌ازحد گم می‌شوند. همچنین Trello فاقد توانایی تولید گزارش است.
معرفی آسانا از دیگر ابزارهای مدیریت پروژه
آسانا یکی دیگر از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا همه‌کاره‌ای خود را از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک سازماندهی و مدیریت کنند.
آسانا اطلاعات پروژه شمارا از طریق نوار کناری (فضای کاری شما)، پورتفولیوها (گروه‌های پروژه‌ها)، تیم‌ها، پروژه‌ها و وظایف سازماندهی می‌کند. پروژه‌ها را می‌توان به‌صورت تابلو، تقویم، فهرست و یا حتی جدول زمانی ارائه کرد.
شما می‌توانید یک پروژه از یک الگو یا یک لوح خالی ایجاد کنید و وظایف را با ستون‌ها کنار هم قرار دهید. دارای سیستم مرتب‌سازی و فیلترینگ بر اساس فیلدهای سفارشی است که می‌توانید یک تکلیف، دستورالعمل‌ها، نظرات، تاریخ‌ها و فایل‌ها را پیوست کنید.
مزایا
این ابزار منابع فراوانی از راهنماها گرفته تا ویدیوهای عمیق و تالارهای انجمن را ارائه می‌دهد. آسانا لیست کارهایی را تشکیل می‌دهد که می‌تواند پروژه‌های تمام‌عیار را مدیریت کند.
معایب
در مقایسه با سایر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نمای محدودتری دارد و همچنین فاقد ویژگی‌های امنیتی واضح است.
معرفی ابزار Basecamp
Basecamp در میان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه کهنه‌کار و قابل‌اعتماد برای پروژه‌های بزرگ است و اگر به نرم‌افزارهای آزمایش‌شده و واقعی علاقه دارید گزینه خوبی است.
شما می‌توانید لیست کارهایی را تشکیل داده، وظایف را تعیین کنید و تاریخ‌های مقرر را ایجاد کرده و تابلوهای پیام به‌جای تعداد زیادی ایمیل، مکالمات را آسان می‌کنند.
پروژه‌ها با برنامه‌ریزی‌هایی همراه هستند که هر همکار باید آن را ببیند و می‌توانید فایل‌ها و اسناد را در یک مکان ذخیره کنید. همچنین در این ابزار ویژگی Check-in به‌روزرسانی وضعیت را خودکار می‌کند و نمودار تپه به شما امکان می‌دهد پیشرفت را ردیابی کرده و گزارش‌های به‌روز را در اختیار شما قرار می‌دهد.
مزایا
همه‌چیز در یک مکان است و دیگر نیازی به جست‌وجوی اسناد در یک برنامه، پیام‌ها در برنامه دیگر و لیست‌های پراکنده‌کارها نیست. همچنین چت‌های گروهی به این معنی است که شما مجبور نیستید علاوه بر ابزار مدیریت پروژه، با یک نرم‌افزار پیام‌رسان جداگانه کارکنید.
معایب
درحالی‌که یک نسخه رایگان و محدود از آن وجود دارد اما طرح تجاری Basecamp می‌تواند برای مشاغل کوچک کمی گران باشد.
معرفی ابزار Wrike
ابزاری قوی که به شما امکان می‌دهد بهتر همکاری کنید و به‌راحتی بین تیم‌ها در هر کسب‌وکاری ارتباط برقرار کنید. Wrike باعث می‌شود تا به‌سرعت حرکت کرده و ارتباط برقرار کنید و پروژه‌ها و برنامه‌ها را نظارت نمایید. وظایف را اولویت‌بندی کرده و با سایر تیم‌های چندمنظوره کارکنید.
ابزاری قوی که به شما امکان می‌دهد بهتر همکاری کنید و به راحتی بین تیم‌ها در هر کسب‌وکاری ارتباط برقرار کنید. Wrike باعث می‌شود تا به سرعت حرکت کرده و ارتباط برقرار کنید و پروژه ها و برنامه ها را نظارت نمایید. وظایف را اولویت بندی کرده و با سایر تیم های چند منظوره کار کنید.
برای یک تیم 5 نفره به‌صورت رایگان در دسترس بوده و به زبان‌های انگلیسی، فرانسوی، آلمانی، اسپانیایی، ایتالیایی، روسی، ژاپنی و پرتغالی موجود است.
معرفی نمودار گانت
نمودار گانت یک نمودار میله‌ای مدیریت پروژه شناخته‌شده و رایج بوده که وظایف را در طول زمان ردیابی می‌کند. ابزاری برای نشان دادن مراحل، وظایف، نقاط عطف و منابع موردنیاز است. این پلتفرم مدیریتی به کاربران خود کمک می‌کند تا به‌سرعت یک برنامه زمان‌بندی ساختاریافته برای هر پروژه ایجاد کنند و درعین‌حال مدیریت کار و اجرای نقطه عطف را به‌طور همزمان ارائه دهند.
نحوه عملکر آن به این صورت است که از محور افقی و عمودی ایجادشده که محور افقی، زمان‌بندی و توالی پروژه را نشان می‌دهد و محور عمودی نشان‌دهنده وظایفی است که پروژه را تشکیل می‌دهند.
مزایا
- فعالیت‌ها را سازماندهی می‌کند.
- تاریخ شروع و پایان کار را مشخص می‌کند.
- به هم‌تیمی‌ها و مدیران یک دید کلی از فعالیت‌ها می‌دهد.
معایب
- مناسب برای پروژه‌های بزرگ
- هیچ نشانه‌ای از وابستگی افراد به‌کار را نشان نمی‌دهد.
معرفی ابزار AceProject یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه
AceProject یک نرم‌افزار ردیابی پروژه سطح بالا مبتنی بر وب است که به شما امکان می‌دهد وظایف، جدول زمانی، اسناد و هزینه‌های خود را مدیریت کنید. این نرم‌افزار به‌غیراز مدیریت پروژه، در مدیریت پورتفولیو، مدیریت هزینه، مدیریت اسناد و منابع انسانی کمک می‌کند.
این‌یک راه‌حل کامل مدیریت پروژه است که به بهترین وجه برای افراد، تیم‌ها و شرکت‌های تجاری مناسب است. کاربران می‌توانند به داشبورد پروژه دسترسی داشته باشند که اطلاعات فوری را با نمودارهای رنگی و جزئیات دیگر ارائه می‌دهد. اسناد و فایل‌ها را می‌توان با همه اعضای آن به اشتراک گذاشت.
دارای یک داشبورد پروژه است که با استفاده از نمودارهای رنگی و جزئیات به شما اطلاعات فوری داده و با یک رابط بصری به شما امکان می‌دهد وظایف را سازماندهی و مدیریت کنید. همچنین می‌توانید پروژه‌های جدید را از چندین قالب ایجاد کنید. گزارش‌های سفارشی ایجاد کرده و اسناد و فایل‌ها را با همه اعضا ذخیره و به اشتراک بگذارید.
از مزایای این ابزار می‌توان به نسخه رایگان با امکانات کامل و استفاده آسان اشاره کرد.
معرفی ابزار ProofHub
ProofHub یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین است که توسط سازمان‌های پیشرو مانند Taco Bell، Accord، Fractal Fox استفاده می‌شود. یک رابط کاربری سریع دارد که درک آن را آسان می‌کند و به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر باهم همکاری کنند. ProofHub ابزار ارزشمندی است که به شما امکان می‌دهد نقش‌های مختلفی را به کارمندان اختصاص دهید و این نقش‌های مختلف به کارمندان، دسترسی خاصی به ابزار را می‌دهد.
دارای داشبوردی است که در آن می‌توانید به‌راحتی تیم‌ها را سازماندهی کرده و پروژه‌ها را اختصاص دهید. با کلیک کردن روی یک دکمه می‌توانید هشدارهای وضعیت را تنظیم کنید که به شما در مدیریت پروژه‌هایتان کمک می‌کند.
مدیران و تصمیم‌گیرندگان را گرد هم می‌آورد تا درباره یادداشت‌ها، لیست کارهایی که باید انجام شوند و در مورد برنامه‌ها بحث کنند.
معرفی ابزار ClickUp
ClickUp یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که برای تمامی صنایع و تیم‌ها در هراندازه ساخته‌شده است. این‌یک ابزار کاملاً قابل تنظیم است که آن را به ابزاری ضروری برای سازمان‌هایی تبدیل می‌کند که می‌خواهند طراحی و توسعه را در یک مکان نگه‌دارند.
ClickUp چهار نمای مختلف دارد؛ جعبه، تقویم، فهرست و تابلو که می‌توانید از هر یک از آنها برای داشبورد خود استفاده کنید. همچنین به شما امکان می‌دهد وضعیت‌ها را به پروژه‌ها اضافه کنید تا همه را به‌روز نگه‌دارید و هر زمان که لازم باشد می‌توانید شخصی را برای ارسال نظر اضافه کنید که باعث می‌شود قبل از شروع یک پروژه نقشه‌های ذهنی دقیق ایجاد کرده و فرصت‌ها را تجسم کنید.
مزایا
- گزارش‌های مفصلی را ارائه می‌دهد.
- قادر به اختصاص نظرات است.
- قدرتمند و آسان برای دسترسی به لیست‌ها و یادآوری‌ها است.
- می‌توانید هر کسی را با حقوق دسترسی سفارشی اضافه کنید.
معایب
- عملکرد چت داخلی در دسترس نیست.
معرفی ابزار WorkZone
WorkZone یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است. می‌توانید به تمام پروژه‌های خود دسترسی داشته باشید و وضعیت را از داشبورد بررسی کنید. تمام پروژه‌های خود را در آن اضافه کرده و وضعیت را بررسی نمایید.
مزایا
- می تواند بر اساس وظیفه و پروژه فیلتر شود.
- اعلان ایمیل هر روز صبح با وظایف معلق.
معایب
- محدودیت های درخواست پروژه از سازنده.
- قالب ها فقط توسط مدیر قابل ویرایش و مشاهده هستند.
معرفی ابزار اسکورو از دیگر ابزارهای مدیریت پروژه
Scoro یک ابزار مدیریت کسب‌وکار بوده که برای انواع مشاغل درزمینه فناوری اطلاعات، مشاوره و تبلیغات طراحی‌شده که یک رابط کاربرپسند با تمام ویژگی‌هایی که در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز است را دارد مانند همکاری تیمی، پروژه‌ها و وظایف، صورت‌حساب، مدیریت تماس، قیمت‌ها و گزارش‌دهی و….
با استفاده از داشبورد می‌توانید پروژه‌ها را در همان مکان اضافه، مدیریت و پیگیری کرده و همچنین می‌توانید این ابزار را با Outlook و Mailchimp برای ایمیل‌ها ادغام کنید.
مزایا
- تمام اطلاعات در یک مکان ذخیره می‌شود.
- کل پیشرفت کار خود را ساده کنید بنابراین نیازی به ابزارهای دیگر برای کارهای مختلف ندارید.
- کاربران می‌توانند داشبورد را بر اساس نیاز خود سازماندهی کنند.
روش ایرانیزه مدیریت زمان و قرار ملاقات
کلیدی یا Calidy یکی از سرویس‌های قابل‌استفاده برای مدیریت زمان پیش از مدیریت پروژه است. در قالب آن شما می‌توانید به‌راحتی با ابزارهای در دسترس، درست مانند یک منشی اینترنتی وقت تعیین کنید، قرار ملاقات‌ها را تنظیم کنید و به کاربران و اشخاصی که قصد دارند با شما ارتباط برقرار کنند زمان ویزیت بدهید. تصور کنید که صاحب یک کسب‌وکار، مدیر پروژه یا شخصی با تماس‌ها و قرارهای کاری پرتعداد هستید.
منشی تلفنی یا شخصی که بخواهد زمان شمارا مدیریت کند معمولاً پس از مدتی دچار سردرگمی می‌شود. به‌جای استفاده از روش‌های معمول و یا انتخاب یک منشی، می‌توانید با قراردادن یک لینک در بایوی اینستاگرام خود، تلگرام و یا کانال و وب‌سایتتان، به افراد اجازه دهید که برای دیدار و یا صحبت با شما زمان تعیین کنند.
این زمان به شما اطلاع داده می‌شود. اگر نگران فراموش‌کردن قرار ملاقات‌های خود هستید، درست مانند یک ساعت هشدار، زمان دقیق آنها به اطلاع شما می‌رسد. پس‌ازآن اگر نیاز به نظارت برقرارها، بررسی قرارهای کنسلی و جایگزین آنها با قرار جدید دارید، همچنان کلیدی می‌تواند به‌عنوان یک پلتفرم مدیریت ارتباطی ایده‌آل عمل کند.
نتیجه گیری
مدیریت پروژه یکی از وظایف پرمسئولیت در سازمان‌های مدرن است. برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه نیاز است از یک سری ابزارهای کنترل پروژه و پلتفرم‌ها استفاده شود. این ابزارها می‌توانند ابزارهای طراحی‌شده خاص یا ابزارهای بهره وری معمولی باشند که می‌توانند برای کار مدیریت پروژه استفاده شوند. استفاده از چنین ابزارهایی معمولاً کار مدیران پروژه را آسان می‌کند و همچنین کار و روال یک مدیر پروژه را استاندارد می‌کند.
خوشبختانه، همه این ابزارهای مدیریت پروژه، همگی چیزهای متفاوتی را روی میز به ارمغان می‌آورند. چه یک کهنه‌کار مدیریت پروژه باشید و چه فقط در حال انجام اولین پروژه خود باشید، ابزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا به نتایج بهتری در پروژه‌های خود برسید.
شما برای مدیریت پروژه‌های خود باید مدیریت زمان درستی را نیز داشته باشید. ما در کلیدی ابزاری برای مدیریت جلسات و قرارهای شما همراه با ابزار برگزاری جلسات آنلاین طراحی کردیم که می‌توانید رایگان از آن استفاده کنید. برای ثبت‌نام برای در کلیدی کلیک کنید.
