در زندگی همه ما مشکلاتی وجود دارد که عمدهترین آن مشکل مدیریت زمان است. برای مثال شما هرروز از خواب بیدار میشوید و کارهای روتین خود ازجمله باشگاه رفتن، خوردن غذای سالم و… را انجام میدهید. بعد از اتمام این کارها روزتان را بهطور جدی آغاز میکنید و مشکلات متعدد واصلی ازاینجا آغاز میشود. ممکن است برای سرکار رفتن دیرتان شود یا در مسیر با ترافیک هم مواجه شوید. بالاخره با دردسرهای زیاد به محلکار میرسید و تمام تلاشتان را میکنید تا کارهای عقبافتاده را انجام دهید.
حالا فکر کنید درست در همان لحظه یادتان میآید که تا ظهر جلسات متعددی دارید و وقت کافی هم ندارید. حالا فرض کنید که پس از اتمام روز که میخواهید استراحت کنید، ایمیلها را چک میکنید و متوجه میشوید که کارفرما یک مقاله مهم برای شما ارسال کرده است و فقط 45 دقیقه به شما فرصت داده تا آن را مطالعه کنید. در آن لحظه چه حسی خواهید داشت؟ آیا احساس بدقولی و ناامیدی میکنید؟ آیا به این فکر میکنید که فردا چه جوابی بدهید؟ هزاران سوال در ذهن شما شکل میگیرد که در آن لحظه پاسخی هم برایشان به ذهنتان نمیرسد.
کمی فکر کنید و سعی کنید علت اینهمه رخدادها و بینظمیها را پیدا کنید. به نظر شما علت چیست؟ اجازه بدهید بگویم. مهمترین دلیل افتادن این اتفاقات این است که شما با ابزارهای مدیریت زمان حرفهای آشنایی ندارید و نمیدانید چگونه از آن بهره ببرید. اگر به زندگی افراد و مدیران موفق نگاه کنید متوجه میشوید که همه آنها این روش را الگوی خود قرار دادهاند. با ما همراه باشید تا شمارا با ابزارهای مدیریت زمان حرفهای آشنا کنیم و مزایا و معایب آن را توضیح دهیم.
ابزارها و تکنیک های مدیریت زمان حرفه ای
در ابتدا میخواهیم چندراه و تکنیک مدیریت زمان را به شما یاد بدهیم و سپس سراغ ابزارهای مربوطه برویم. این راهها شامل موارد زیر است:
برنامه ریزی از قبل
افراد موفق همیشه مصمم، بااراده، برنامهریز و پیگیر هستند و همواره اهداف و برنامههایی که دارند را مینویسند و اگر نیاز باشد آن را بازیابی هم میکنند. این افراد تمام فکرهایشان را جایی یادداشت میکنند و بعدازآن دائما برنامههایشان را تجزیهوتحلیل میکنند. توجه کنید که هرچقدر شما وقت بیشتری برای برنامهریزی اختصاص دهید، احتمال اینکه شکست بخورید نیز کاهش پیدا میکند. وقتیکه برای رسیدن به هدفتان، تلاشی مستمر و مداوم داشته باشید آنگاه اهدافتان دستیافتنیتر میشوند و رنگ و بوی واقعیت به خود میگیرند.
وقتی درمورد هر اقدامی فکر کنید و برنامهریزی کنید، بهمرور اعتمادتان نسبت به تواناییها برای دستیابی به هدفهایتان بیشتر میشود. میتوانید هدفتان را نیز به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و آن را در اقدامات خاص و مرحلهبهمرحله ساماندهی کنید. این اقدام خیلی منطقیتر بهنظر میرسد و اوضاع را تحت کنترل شما درمیآورد. تا میتوانید برنامهریزی کنید و اهدافتان را وارد ضمیر ناخودآگاهتان کنید که قدرت انگیزشیتان افزایش پیدا کند.
برنامهریزی دقیق فعالیتها
گاهی از زبان برخی میشنویم که در طول روز فرصتی برای برنامهریزی ندارند و دغدغههای فراوانی دارند. اما پیشنهاد میکنیم که فقط یکبار امتحان کنید. تمام چیزهایی را که میخواهید یادداشت کنید با جزئیات بنویسید و یک برنامهریزی عالی برای آن انجام دهید آنگاه خواهید دید که تنها چند دقیقه از وقتتان برای آن صرف شده است. درواقع برنامهریزی بهترین کار برای بهوجود آوردن زمان است. درضمن این را بدانید که درازای یک دقیقه برنامهریزی، ده دقیقه صرفهجویی زمان خواهید داشت.
علت اصلی شکست
آقای پیتر دراکر یک جمله معروف دارد که میگوید: اقدام بدون برنامهریزی، علت هر شکستی است. به زبان سادهتر یعنی اینکه اگر شما نگاهی به اشتباهات بزرگی که درگذشته انجام دادهاید بیندازید، خواهید دید که یک عامل مشترک باعث شکستتان شده است. برای مثال کاری را بدون تفکر و باعجله انجام دادهاید، یا زمان کافی را صرف مطالعه و تحقیق آن موضوع نکردهاید، شاید هم اطلاعات زیادی را از آن نداشتهاید و همینطور هزار عامل دیگر میتواند دلیل قرص و محکمی برای شکست شما باشد. درنهایت برنامهریزی نکردن، یکی از علتهای عمده شکست شما است.
اپلیکیشنهای پیشنهادی برای مدیریت زمان حرفه ای
تا الان به این فکر کردهاید که در هفته چقدر از زمانتان را وقت ملاقات و جلسات کاری میکنید؟ آیا به این فکر کردهاید که بدون برنامهریزی تا الان چقدر جلسه را سروقت نرسیدهاید یا اصلاً نتوانستهاید شرکت کنید؟ اگر چنین مشکلاتی برای شما هم پیشآمده با ما همراه باشید تا چند اپلیکیشن کاربردی را به شما معرفی کنیم که مشکلتان را حل کند.
اپلیکیشن Calendly
این اپلیکیشن درواقع یک lifesaver است. اگر شما جزو افرادی هستید که بیشتر زمان کاریتان را صرف پیدا کردن رویدادهای مهم تقویم میکنید، این برنامه بدردتان خواهد خورد. Calendly با تقویم شما ادغامشده و وقتهای آزاد را در یک رابط کاربری نشان میدهد. این برنامه قابلیت این را دارد که بهصورت خودکار اوقاتتان را بررسی و ارزیابی کند و درآخر برای بقیه دعوتنامه بفرستد.
اپلیکیشن Sunrise Meet
این برنامه یکی از بهترین برنامهها برای مدیران و افرادی هستند که سرشان بسیار شلوغ است. اما نحوه کار با آن به چه شکل است؟ این برنامه به شما اجازه میدهد که زمانهای کاری خودتان را تعیین کنید و با یک لینک خاص، آن را با بقیه به اشتراک بگذارید. سپس افراد میتوانند تایمهایی را برای خود بیابند که شما آزادباشید.
اپلیکیشن Timely
این برنامه به بهترین شکل طراحیشده است. استفاده کردن از المانهای بصری این اپلیکیشن بسیار ساده است. Timele امکان برنامهریزی هفتگی براساس رنگهای مختلف را ایجاد کرده است. این اپلیکیشن فقط برای برنامهریزی هفتگی نیست و برای پیگیری زمانی هم مفید است. این برنامه به شما اجازه میدهد که اطلاعات اضافی درمورد مشتریهایتان مانند بودجه پروژه، ساعت کاری و… را نیز اضافه کنید. این برنامه پولی است ولی با سایر پلتفرمها ادغام میشود. این اپلیکیشن را میتوانید در مرورگر، کامپیوتر و موبایل هم استفاده کنید.
مزایا و معایب استفاده از روش دستی و اپلیکیشن
اگر ازنظر زمانی بخواهیم مقایسه کنیم باید بگوییم که اپلیکیشن ازلحاظ راحتی و در دسترس بودن بسیار کارآمدتر است. شما با اپلیکیشن میتوانید هم تایمهای کاری و آزاد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و همزمانهای آنها را مشاهده کنید. نکته دیگر اینکه اپلیکیشن همهجا همراه شما هست و دیگر نیازی ندارید که همیشه دفتر برنامهریزیتان را همراه خود داشته باشید. از معایب آنهم این است که برخی اپلیکیشنها پولی هستند. مورد دوم؛ اگر بیرون باشید و تلفن همراهتان خاموش شود دیگر نمیتوانید از آن استفاده کنید.
5 تکنیک فوقالعاده برای مدیریت زمان
روشهای زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که با استفاه از آنها میتوانید بهکارتان نظم بهتری بدهید اما لازم است که تکنیکهای مدیریت زمان را هم بدانید تا موفقتر عمل کنید. استفاده از تکنیک به شما کمک میکند که به بیشترین بهرهوری و نظمدهی شخصی برسید. آشنایی با هرکدام از این تکنیکها نیاز به زمان زیادی ندارند اما عملکردن به آنها، کارآمدی بیشتر را برایتان ایجاد میکند. شکل گرفتن عادتهای خوب همیشه سخت است اما زندگی کردن با عادتهای خوب کار آسانی است. بهبیاندیگر وقتی عادتها را در درونتان شکل بدهید، خودبهخود آسان میشوند.
- از یک برنامه ریز استفاده کنید
سیستم برنامهریزی زمان اولین ابزار مدیریتی محسوب میشود. بهترین برنامهریزهای زمانی؛ چه پروندههای کاغذی یا نسخههای الکترونیکی باشند، به شما این امکان را میدهد که برای تمام سال، ماه، هفته و روز خود برنامهریزی کنید. برنامهریزهای خوب دارای یک فهرست اصلی هستند که با آن میتوانید تمام وظایف، اهداف یا کارهای مهم را انجام دهید.
با استفاده از این فهرست میتوانید کارها را به ماهها، هفتهها، روزها و حتی مناسبتهای خاص اختصاص دهید. قسمت دوم سیستم برنامهریزی زمان، یک تقویم است که به شما امکان ساماندهی زمان و برنامهریزی ماههای پیشرو را میدهد.
بخش بعد این سیستم یک فهرست روزانه است. به این فهرست، “فهرست کار” هم میگویند. برخی این فهرست را یکی از مهمترین ابزارهای برنامهریزی میدانند. درنهایت شاید جالب باشد بدانید که وینستون چرچیل نیز فهرست روزانهاش با عنوان “کارهای امروز” شروع میکرد.
- سعی کنید همیشه طبق یک فهرست کار کنید
فهرست روزانه یکی از بهترین ابزاراتی است که تا الان برای حداکثر بهرهوری ساختهشده است. هر مدیر اجرایی موفقی روز خود را با استفاده از یک فهرست روزانه آغاز میکند. برعکس؛ مدیران ناموفقی که همیشه زمان کم و کارهای زیاد دارند از این فهرست استفاده نمیکنند یا اگر هم داشته باشند به آن مراجعه نمیکنند.
با ساختن یک فهرست روزانه، تمام وظایفی که قصد دارید در طول یکروز انجام دهید را یادداشت میکنید. از روز اولی که از این فهرست استفاده میکنید، بهرهوری شما 25 درصد افزایش پیدا میکند. این بدان معنا است که تنها با نوشتن کارهای روتین خود میتوانید دو ساعت تایم اضافه در هشت ساعت کاری داشته باشید. استفاده از این لیست به شما کمک میکند که زودتر از هروقت دیگری از هرجومرج به نظم برسید.
- فهرست خود را به ترتیب اولویت، نظمدهی کنید
در این مرحله باید این فهرست را به ترتیب اولویت، مرتب کنید. این فهرست ساماندهی شده، برای شما مثل یک نقشه راهنما عمل میکند و به شما میگوید که باید دقیقاً چکار کنید و چهکاری باید برایتان اهمیت بیشتر یا کمتری داشته باشد. قبل از انجام هرکاری، آن را در فهرست بنویسید و نسبت به ارزشش درمقایسه باکارهای دیگر، آن کار را اولویتبندی کنید.
- از هر سیستم مدیریت زمانی که مایل هستید استفاده کنید
فرقی ندارد که کارتان چیست یا در چه زمینهای مشغول هستید، سیستمهای مدیریت زمان دیجیتالی وجود دارد که امکان استفاده از آنها در کامپیوتر شخصی نیز وجود دارد. شما با سیستم مدیریت زمان دیجیتال میتوانید هر بخشی از زندگی خود را که دوست دارید با آن ساماندهی کنید. علاوه بر این، سیستمهای مدیریت زمان زیادی هستند که انواع مختلفی از روشهای دستی را برای نوشتن برنامهها و اهداف ایجاد میکنند.
اصلاً مهم نیست که از چه سیستمی برای مدیریت زمان استفاده میکنید چون تمام برنامههای موجود، بسیار کاربردی هستند و شامل امکاناتی هستند که بهرهوری شمارا تا چندبرابر افزایش دهند. مهمترین بخش سیستم برنامهریزی زمان این است که باید دائما آن را بهکار ببرید تا برایتان به یک عادت تبدیل شود. مسلماً، یادگیری و اشراف کامل بر سیستم مدیریت زمان کمی زمانبر است اما وقتی بر آن تسلط کامل پیدا کردید و از آن استفاده کردید، به یک فرد مفیدتر و موثرتر تبدیل خواهید شد.
- از سیستم 45 فایلی استفاده کنید
این ابزار یک یادآور برای برنامههای آینده شما است که به شما امکان برنامهریزی فعالیتها و تماسهای تلفنی، تا 24 ماه آینده را میدهد. سازوکار این سیستم به این شکل است:
اول از همه یک جعبه دریافت میکنید که دارای 45 فایل و 14 پرونده برای گذاشتن فایلها درون آن است. 45 فایل را باید بدین شکل تقسیم کنید.
31 فایل برای هرروز از ماه شمارهبندی میشوند. 12 فایل را برای دوازده ماه سال کنار میگذاریم و دو فایل باقیمانده، به دوسال آینده اختصاص دارد. این فایلها را میتوانید داخل کشوی میزتان هم قرار دهید و از آن استفاده کنید. برای مثال اگر قرار ملاقات مهمی برای 6 ماه آینده دارید، باید آنها را در فایل ماهانه قرار دهید. ابتدای هرماه، تمام وظایفتان را بیرون بیاورید و در فایلهای روزانه 31 تایی قرار دهید. هرروز فایل مرتبط با آن روز را بیرون بیاورید تا برنامهریزی شما شروع شود.
راهاندازی این سیستم چنددقیقه بیشتر طول نمیکشد اما باعث میشود که شما نظم فوقالعادهای داشته باشید و هرگز از کارهایتان عقب نیفتید. درنتیجه هم از خودتان رضایتخاطر دارید و هم از شما بهعنوان یک مدیر یا شخص خوشقول یاد میکنند. این پکیج به شما کمک میکند که روی وقتتان تسلط و کنترل بیشتری داشته باشید و در تمام عرصههای زندگی مثل کار، نظم داشته باشید.
سخن پایانی
ابزارهای مدیریت زمان حرفهای موضوع بهظاهر پیچیده و سختی است. ولی همانطور که مشاهده کردید، تنها با انجام چند روش ساده میتوانید مدیریت زمان را در دستانتان داشته باشید و یکی از افراد موفق در حوزه کاریتان شناخته شوید. اکثر افراد در طول روز برای انجام فعالیتهای روزمرهشان نیز وقت کم میآورند.
این افراد جزو کسانی هستند که برای زندگی برنامهریزی نمیکنند و بهعبارتدیگر، مدیریت زمان قابل قبولی ندارند. برای خود و کارتان ارزش قائل شوید، وقت بگذارید و برنامهریزی کنید تا هم خوشقول و سروقت به برنامهها و جلساتتان بپردازید و هم به موفقیت و رشد فردی دست پیدا کنید.
