اگر نیاز به یک سیستم نظارتی و برنامه‌ریزی و همین‌طور زمان‌بندی برای انجام پروژه‌های دورکاری و یا اداری و سازمانی دارید. دستیار مجازی یکی از جدیدترین و محبوب‌ترین پلتفرم‌ها در دنیای تکنولوژی است که قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از این سیستم می‌توانید به‌راحتی روی تمامی فعالیت‌های خود به‌صورت لحظه‌ای نظارت کنید و هیچ‌چیزی را از قلم نیندازید.
یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که امروزه عموم مردم با آن مواجه هستند، مدیریت زمان خواهد بود. به‌هرحال سبک زندگی به سمت‌وسویی رفته که همه‌چیز پیچیده شده، ساعت‌ها در ترافیک هستیم، زندگی یکجانشینی را ترجیح می‌دهیم و به دنبال دریافت نتیجه‌های عالی در مدت‌زمان کوتاه هستیم.
یکی از مهم‌ترین نقص‌هایی که امروزه در زندگی همه افراد به‌هرحال رگه‌هایی از آن دیده می‌شود، بی‌برنامگی خواهد بود. انعطاف‌پذیری انسان نیز برای انجام هم‌زمان چند کار بسیار ضعیف است. شاید بسیاری از شما مثل من یک فرد تک‌بعدی در انجام کارهای مختلف باشید. یعنی نتوانید هم‌زمان چند کار را انجام دهید. دستیار مجازی در این شرایط به داد شما می‌رسد.
آشنایی با سیستم دستیار مجازی یا منشی مجازی
شاید وقتی در مورد مفهوم دستیار مجازی صحبت می‌کنیم، این سؤال برای شما مطرح شود که ناظری که قرار است برای شما زمان را مدیریت کند، انسان است یا کامپیوتر. در این مورد باید بگوییم که هردوی آن‌ها می‌توانند دستیار مجازی باشند. یعنی هیچ محدودیتی برای تنظیم این نوع سیستم وجود ندارد.
اما درنهایت به دستیاری گفته می‌شود که از راه دور مدیریت می‌شود و به‌صورت حضوری در یک فضای مشخص کارها را انجام نمی‌دهد. همه ما بیش از اینکه با پزشکان صحبت کنیم، در طول روز مشغول صحبت با منشی‌های تلفنی هستیم که بابت این کار حقوق می‌گیرند. آن‌ها مالیات را نیز برای صاحب پروژه و یا مدیر یک مجموعه ایجاد می‌نمایند و لازم است که شخص حتماً این هزینه‌ها را پرداخت کند.
از طرفی انسان به‌هرحال بازدهی کمی نسبت به کامپیوتر دارد و پس از مدتی خسته می‌شود. البته دستیار مجازی می‌تواند شخصی باشد که پروژه‌های شمارا از دور مدیریت و برنامه‌ریزی می‌کند. او برای این کار می‌تواند از ابزارهای هوشمند و هوش مصنوعی استفاده کند. تعداد نرم‌افزارهایی که در این زمینه طراحی‌شده‌اند نیز واقعاً زیاد است. شغل دستیار مجازی مناسب برای افراد درون‌گرا است که می‌خواهند از مهارت فنی‌شان استفاده کنند و در خانه و یا هر محلی غیر از موقعیت کاری، به درآمد خوبی برسند.
مهم‌ترین وظیفه‌های یک دستیار مجازی
درصورتی‌که به دنبال توسعه فردی و کسب‌وکار هستید، باید بتوانید به تعریف درستی از مدیریت زمان برسید، همین‌طور هزینه زیادی را نیز برای آنچه به‌صورت مادی و چه معنوی نپردازید. در این وضعیت استفاده از دستیار مجازی می‌تواند نیازهای شمارا تا حد زیادی برطرف کند.
امروزه برای دستیار مجازی تعاریف شغلی زیادی وجود دارد. البته که پیش از انجام هرکدام از این کارها، او باید عقد قرارداد کرده و تمامی مفاد و امتیازاتی که لازم دارد را در آن درج نماید. کارفرما نیز در مقابل به او یک سری وظایف می‌دهد. با استفاده از ابزارهایی مانند ترلو و… می‌تواند پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی و مدیریت کند. در ادامه با بخش مهمی از اساسی‌ترین وظایف و کارهای دستیار مجازی آشنا خواهیم شد.
اداره دفتر و دبیرخانه
یکی از مهم‌ترین وظیفه‌هایی که برای یک منشی تعریف می‌شود، اداره یک محیط خواهد بود که ممکن است ارباب‌رجوع داشته باشد. به‌هرحال او ارتباطات را مدیریت می‌کند. گاهی ممکن است این ارتباط به‌صورت مجازی، از طریق سوشیال مدیا و یا تماس تلفنی و اینترنت باشد. به‌هرحال وظیفه او در تمامی این موارد مشخص است.
اداره یک مطب، دفتر کار، شرکت، مجموعه، دبیرخانه، سالن اجرای پروژه و… از کلیدی‌ترین و اساسی‌ترین کارهایی است که انتظار می‌رود دستیار مجازی به‌خوبی از پس آن بربیاید.
رزرو انواع قرارهای ملاقات
بسته به شرایط کاری که داریم به‌هرحال ممکن است در طول روز با افرادی در ارتباط باشیم که گاهی برنامه‌ریزی این ارتباطات برای ما یک دردسر بزرگ باشد. در چنین شرایطی دستیار مجازی باید بتواند به‌خوبی تمامی وقت‌های ملاقات را فیکس کند. این وقت‌ها ممکن است کنسلی داشته باشند.
عده‌ای نیز بخواهند به‌صورت فورس ماژور با شما ارتباط برقرار کنند. در تمامی این موارد شما باید بتوانید مدیریت زمان انجام دهید. این کار به‌خودی‌خود قابل انجام نیست. لازم است که شخصی آشنا به فن به‌عنوان دستیار مجازی یا منشی مجازی این کار را برای شما انجام دهد.
درصورتی‌که در زمان‌بندی قرارهای ملاقات ضعف دارید، این مشکل رامی توانید با حضور یک منشی حل کنید. البته که منشی‌های واقعی در این مورد نمی‌توانند خیلی کارآمد عمل کنند. بخصوص اگر حجم تبادلات ارتباطی و تماس‌ها خیلی بالا باشد معمولاً پاسخگوی نیازهای شما نخواهند بود.
مدیریت وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایت‌ها و رسانه‌های دیجیتال نیز امروزه یک راه ارتباطی هستند. همه ما از آن‌ها استفاده خواهیم کرد. با یک هشتگ، می‌توانیم در توییتر و اینستاگرام کلی مطلب جدید بخوانیم و یا حول یک محور مشخص تحقیق به عمل‌آوریم. دستیار مجازی مدیری پلتفرم‌های اجتماعی را انجام می‌دهد.
فرض کنید که مدیر یک کسب‌وکار شتاب‌دهنده هستید. در این صورت می‌توانید از منشی مجازی استفاده کنید تا برای شما برنامه‌ریزی تولید محتوا روی شبکه‌های اجتماعی را انجام داده و یا اینکه در وب‌سایت شما، محتواهایی را منتشر کند.
حسابداری و مدیریت مالی
می‌دانیم که منشی‌ها در هر مجموعه دست راست یک مدیر یا رئیس مجموعه هستند. درنتیجه و در بیشتر شرایط نیز تبادلات مالی نیز توسط آن‌ها انجام خواهد شد. دستیار مجازی باید بتواند این کار را بادقت انجام دهد. انتظار می‌رود که استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و یا اکسل را به‌خوبی آموخته باشد. خدمات آی‌تی امروزه یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین حوزه‌هایی است که چه منشی‌های واقعی و چه مجازی باید به آن به‌صورت کامل تسلط داشته باشند.
اگر یک منشی نتواند در فضای مجازی تعاملات لازم را برقرار کند، باید باجرئت اعلام کنیم که او نیمی از کارایی خود را ازدست‌داده است و تقریباً می‌توان گفت که به درد شما و پروژه‌تان نمی‌خورد.
حضور فعال در دل کسب‌وکار شما
انتظار می‌رود که یک منشی مجازی دقیقاً در جریان همه‌چیز کسب‌وکار و فعالیت شما باشد. بارها درمورد وظایف یک منشی آورده شده است که او مسئولیت سنگینی دارد و باید یک تجارت، شرکت، مطب، دفتر و یا مجموعه را دقیقاً مدیریت کند. زمانی که در این کار ضعیف باشد. منطقاً نمی‌تواند هیچ امتیازی دریافت کند و به‌عنوان یک منشی کارآمد شناخته شود.
انجام مکاتبات اداری
یکی دیگر از کارهایی که یک منشی مجازی یا دستیار مجازی باید بتواند در آن عالی عمل کند، انجام انواع مکاتبات درون‌سازمانی، اداری و برون‌سازمانی است. تنها زمانی یک فرد در مسیر کسب‌وکار و تجارت در این مسیر موفق خواهد بود که واقعاً بتواند این کارها را از یک منشی بخواهد.
سازماندهی همه امور!
در خصوص وظایف دستیاری مجازی صحبت کردیم و گفتیم که می‌تواند روی هر مسئله‌ای در شتاب گرفتن کسب‌وکار شما تأثیر بگذارد. دستیار مجازی وظیفه دارد که تمامی جنبه‌های فعالیت کاری شمارا ساماندهی کند. در غیر این صورت نه‌تنها کارآمد نخواهد بود، بلکه ضرر بزرگی به پیکره کسب‌وکار شما وارد می‌کند.
دستیار مجازی به چطور فرایند کاری سرعت می‌بخشد؟
دستیار مجازی مزیت‌های زیادی برای یک سازمان، کسب‌وکار و مجموعه خواهد داشت. او می‌تواند بادانش فنی خود درزمینه‌های مختلف مانند آی‌تی، مهارت‌های ارتباطی و… روی کارهایی که شما انجام می‌دهید و سرمایه‌گذاری‌هایی که در پیش دارید زودتر نتیجه‌گیری کند.
برقراری ارتباط‌های مؤثر، توانایی در گفتگو و مذاکره نیز ازجمله ویژگی‌های مثبتی است که انتظار می‌رود در هنگام انتخاب دستیار مجازی به آن توجه کنید. اما در ادامه یک چک‌لیست از مهم‌ترین مزایای دستیار مجازی به شما شرح خواهیم داد.
صرفه‌جویی در دخل‌وخرج
منشی‌هایی که در یک مجموعه به‌صورت حرفه‌ای فعالیت می‌کنند، به‌هیچ‌عنوان دستمزد کمی نمی‌گیرند. آن‌ها دامنه مسئولیت گسترده‌ای دارند و باید بتوانند به بهترین شکل ممکن عمل کنند. مالیات، روزهای بیماری و مشکلاتی که برای آن‌ها ایجاد می‌شود، غرامت، مزایای پزشکی و هزینه‌های درمان، مرخصی‌های تعطیلات رسمی و… ازجمله مواردی است که از دامنه هزینه‌های دستیارها در این روش حذف می‌شود.
درصورتی‌که شما از منشی مجازی استفاده کنید، این هزینه‌ها را از شما دریافت نمی‌کند و حتی در روزهای تعطیل هم می‌تواند کسب‌وکار شمارا از راه دور مدیریت کند. البته در این مورد باید با او مشورت کنید و از او بخواهید که برای فعالیت در روزهای تعطیل نیز برنامه‌ریزی درستی را به شما ارائه دهد.
پرداخت ساعتی!
یکی دیگر از مهم‌ترین امتیازاتی که دستیار مجازی برای شما دارد این است که می‌توانید برحسب ساعت و زمان کاری به او هزینه پرداخت کنید. در حقیقت، در حال حاضر بیش از 90 درصد از کسانی که تحت عنوان دستیار مجازی فعالیت می‌کنند، دستمزد خود را به‌صورت ساعتی دریافت خواهند کرد.
معایب دستیارهای مجازی چیست؟
در مقابل همه تعاریفی که به‌صورت مثبت از دستیار مجازی داشتیم، لازم است به عیوبی اشاره‌کنیم که به‌هرحال برای این افراد تعریف می‌شود. البته در ادامه راه‌حلی به شما ارائه خواهیم داد که مبتنی بر آن، حتی می‌توانید مشکلات منشی‌های مجازی را حل کرده و نیازی به منشی‌های واقعی هم نداشته باشید.
نقص‌های ایمنی
به‌هرحال تمامی اطلاعات شما در دست یک منشی مجازی است که از راه دور همه‌چیز را مدیریت می‌کند. اگر به‌صورت فریلنس به شما معرفی‌شده باشد، خطرات خاص خودش را خواهد داشت و منطقاً نمی‌توان در تمامی شرایط و بخصوص حوزه‌های مالی و سری یک شرکت، به او اعتماد کرد. در این مورد و برای رفع این مشکل دستیار مجازی، پیشنهاد می‌کنیم که آن‌ها را از یک مجموعه معتبر استخدام کنید و درصورتی‌که این امکان وجود دارد، مدارک احراز هویت، سفته و… نیز دریافت کنید.
ضعف نظارتی
معمولاً شما نمی‌توانید دقیقاً روی بازدهی یک منشی یا دستیار مجازی نظارت کنید. ممکن است عده زیادی مبتدی باشند و نتوانند به‌خوبی به وظایفی که بر عهده آن‌ها گذشته‌اید عمل کنند. برخی از آن‌ها استقلال و تعهد کافی برای انجام کار به‌صورت مجازی را ندارند و معمولاً از این موقعیت سوءاستفاده می‌کنند.
از دسترس خارج‌شدن سهوی و عمدی
به‌هرحال فضای اینترنت و شبکه‌های موبایل و دیتا، ناپایدار هستند و ممکن است هرلحظه از دسترس خارج شوند. در این شرایط منشی شما نیز از کار می‌افتد. بخصوص اینکه ما با مشکلات زیرساختی هم در کشور مواجه هستیم. دستیار مجازی گاهی ممکن است بنا به خواسته خودش یا مشکلات زیرساختی که در مورد آن‌ها صحبت کردیم از دسترس شما خارج شود که در این صورت دچار مشکلات جدی می‌شوید.
چگونه نقص‌های دستیار مجازی را رفع کنیم؟
شاید با شنیدن نقص‌های دستیار مجازی برای شما این سؤال مطرح شود که آیا می‌توان جایگزینی برای این سیستم پیدا کرد؟ در این مورد باید بگوییم که ابزارهای زیادی وجود دارند که مبتنی بر هوش مصنوعی و توسعه با زبان‌های برنامه‌نویسی کار می‌کنند. یعنی خبری از نیروی انسانی نیست.
درصورتی‌که بهره‌وری این ابزارها و امکانات آن‌ها کامل باشد می‌توان حتی به‌عنوان دستیار مجازی نیز پلتفرم‌هایی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم را انتخاب و به استخدام درآورد. یکی از این سیستم‌ها بانام کلیدی شناخته می‌شود.
مزیت‌های کلیدی چیست؟
در کلیدی شما می‌توانید یک پنل اختصاصی برای خود ایجاد کنید. پس از ثبت‌نام و ساخت حساب کاربری که رایگان است. وارد محیط وب‌سایت یا همان وب اپلیکیشن می‌شوید. در مرحله بعد، می‌توانید یک پروفایل برای خود ایجاد کرده و لینک آن را در اختیار عموم کاربران قرار دهید. کاربران با کلیک روی لینک و واردشدن به آن می‌توانند با شما قرار ملاقات، جلسه، ویدئوکنفرانس، تماس تلفنی و یا دیدار حضوری تنظیم کنند.
استفاده از این سیستم فوق‌العاده آسان است و در کم‌ترین زمان ممکن به شما نتیجه می‌دهد. تمامی وقت‌هایی که از سوی دیگران رزرو شده است. در پنل به شما اطلاع داده می‌شود. نیازی به پرداخت هزینه اضافه ندارید. بخصوص استارتاپ‌ها و مجموعه‌هایی که به‌تازگی وارد حوزه فعالیت خود شده‌اند، می‌توانند از امتیازات این سیستم استفاده کنند.
به‌هرحال هزینه استخدام منشی نیز به‌خودی‌خود می‌تواند یک دردسر و نمکی روی زخم کسب‌وکارهای تازه‌کار باشد. درنتیجه استفاده از کلیدی باعث می‌شود که در درجه اول در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود و همین‌طور امکان مدیریت زمان نیز به شما داده می‌شود.
همه ابزارهای مدیریت زمان در کنار هم!
می‌توانید یک رویداد جدید ایجاد کنید. مدت‌زمان آن را مشخص کنید. ساعت دسترسی در نظر بگیرید و نوع ارتباط را نیز انتخاب نمایید. نرم‌افزارهای تقویم، ویدئوکنفرانس مانند زوم، کلیدی ویدئو، گوگل میت و… در اختیار شما است. اگر مایل به اتصال گوگل کلندر یا همان تقویم گوگل هستید، این کار نیز در کم‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود.
برتری‌های Calidy بر دستیارهای مجازی
- وقتی در مورد معایب دستیار مجازی صحبت کردیم، به این موضوع اشاره داشتیم که امکان نظارت دقیق روی فعالیت‌های آن وجود ندارد و از شما دور است. درنتیجه مشخص نیست که چند ساعت کار مفید انجام می‌دهند. درنتیجه یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین موارد در مورد کلیدی این است که شما با یک انسان مواجه نیستید.
- پس‌ازآن هزینه‌ای پرداخت نمی‌شود. دستیاران مجازی درصورتی‌که روزانه ساعات زیادی را برای انجام فعالیت‌های شما وقت بگذارند، درنهایت یک فاکتور بلند و بالا برایتان در نظر می‌گیرند. درصورتی‌که کلیدی یک ابزار مدیریت زمان رایگان است.
- در کلیدی شما می‌توانید از تمام امکانات حوزه برگزاری کنفرانس‌های دیجیتال استفاده کنید. در دنیای وب 3.0 یا همان وب جدید غرق شوید و تکنولوژی را به‌سادگی در کسب‌وکار خود استفاده کنید.
- حتی لازم نیست که منشی خود را توجیه کنید تا کارها را به‌درستی انجام دهد.
- می‌توانید صفحه لندینگ و معرفی خدمات به مشتری و سرویس‌گیرنده را سفارشی‌سازی و مدیریت کنید.
افزایش بهره‌وری و کسب درآمد
یکی از مهم‌ترین مزیت‌هایی که Calidy برای شما خواهد داشت این است که می‌توانید حتی از طریق آن کسب درآمد کنید. تصور کنید که یک طراح سایت هستید یا درزمینه دیجیتال مارکتینگ مشاوره می‌دهید. به طبع مشتری به دنبال برقراری ارتباط سریع و هدفمند با شما است. اگر لینک کلیدی خود را در اختیار او قرار دهید. به‌راحتی روی آن کلیک کرده، وارد پروفایل شما شده و می‌تواند وقت و قرار ملاقات با شما تنظیم کند.
این‌یکی از بهترین، پیشرفته‌ترین و برجسته‌ترین امکاناتی است که در این سیستم وجود دارد. بهره‌گیری از خدمات حرفه‌ای و تخصصی، صرفه‌جویی در هزینه‌های صرف شده برای کسب‌وکارهای نوپا، دردسترس‌بودن، انعطاف‌پذیر بودن در ساعات کاری و بالا بودن کیفیت راندمان کاری، ازجمله امتیازاتی است که ازنظر ما، در حال حاضر کلیدی را تبدیل به یک پلتفرم جامع و عالی برای مدیریت وقت نموده است.
نتیجه‌گیری
دستیار مجازی امروزه با یک پلتفرم دیگر هم ترکیب می‌شود. در مورد کلیدی صحبت کردیم و اشاره داشتیم که این سیستم درواقع یک نمونه کامل و جامع‌تر در مقابل دستیارهای مجازی است که به شما اجازه مدیریت زمان را می‌دهد. با استفاده از منشی آنلاین کلیدی، می‌توانید زمان و قرارهای ملاقات خود را مشخص کرده، آن‌ها را مدیریت کنید.
کارت ویزیت آنلاین بسازید و آن را به‌صورت لینک در اختیار همگان قرار دهید. این افراد می‌توانند با کلیک روی لینک موردنظر، وارد یک فضایی شبیه به تقویم یا سالنامه‌های زمان‌بندی روزانه شده و برحسب تاریخ و ساعت، به‌صورت کاملاً دقیق و حساب‌شده، قرارهای ملاقات را با شما مشخص کنند.
حتی شما می‌توانید در این فضا ملاقات هم برگزار کنید و این کار با استفاده از نرم‌افزارهای محبوب و معروف ویدئوکنفرانس به‌راحتی و با چند کلیک ساده قابل انجام است. مزیت مهم دستیار مجازی کلیدی این است که خبری از حضور نیروی انسانی نیست و درنتیجه همه‌کاره‌ای شما توسط یک وب‌سایت با پنل کاربری ساده و رایگان انجام می‌شود.
