سوالی که ممکن است برای شما هم به‌عنوان یک کارفرما، مدیر مجموعه و یا مدیرعامل مطرح شود این است که جلسه با کارمندها را چطور می‌توان هدفمند مدیریت کرد؟ آیا این جلسات نیاز به‌مرور مداوم برنامه‌ریزی خواهد داشت؟ آیا باید تک‌به‌تک با تمامی افراد موعد زمانی جلسه را فیکس کنید و برای این کار از منشی تلفنی، یک دستیار و یا هر ابزار دیگری استفاده کنید؟
در نظر داشته باشید که امروزه برخلاف گذشته برگزاری جلسه با کارمندها حتی با استفاده از ابزارهای تکنولوژی و نرم‌افزارها نیز ممکن است. درنتیجه ما در ادامه یک بخش جدا برای این مبحث نیز در نظر می‌گیریم. البته اگر شما قبلاً تجربه مدیریت جلسات را داشته باشید و یا حتی به‌عنوان مدیر تدارکات وارد عمل شوید، احتمالاً می‌دانید که این کار به همین راحتی نیست و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد.
به‌هرحال مدیریت‌کردن چند شخص که قرار است در یک جلسه حضورداشته باشند، نیاز به سطح حوصله بالا و جذبه مدیریتی دارد. در غیر این صورت نتیجه چیزی جز بر هم ریختن زمان نخواهد داشت. اتفاقی که رخ می‌دهد این است که شما در بهترین حالت، نمی‌توانید تعدادی از افراد را به جلسه برسانید و یا آن‌ها را بابت حضورشان مطلع سازید.
دستور جلسه با کارمندها را بنویسید
این یک فرم کلی است که در دنیای مدیریت بانام دستور جلسه شناخته می‌شود. وقتی قصد برگزاری جلسه با کارمندها و اعضای یک مجموعه رادارید، باید یک فرم روی کامپیوتر شخصی خود و یا به‌صورت کاغذی تهیه کنید. البته ابزارهایی برای این کار هم ابداع‌شده‌اند که چنین قابلیت‌هایی را به شما می‌دهند. کسانی که قرار است در جلسه حضورداشته باشند، کسانی که حضورشان ضروری است، خروجی جلسه، مکان و برگزاری آن، زمان و شروع جلسه، طرح موضوعات و همین‌طور وظایف دیگر افراد نیز باید در این فرم بیاید.
این موضوع سبب می‌شود که شما به‌عنوان یک مدیر مدبر، در برگزاری جلسه با کارمندها دچار مشکل نشوید و موارد مهم را نیز فراموش نکنید. ضمن اینکه حتی شما می‌توانید این دستور جلسه را به‌صورت رسمی، با مهر و امضای خودتان در سیستم اتوماسیون برای تمامی کسانی که قرار است در آن حضورداشته باشند ارسال کنید.
از دبیر جلسه برای پیش‌بردن کارها در جلسه با کارمندها استفاده کنید
درصورتی‌که فکر می‌کنید جلسه شما قرار است بین بیش از 4 نفر برگزار شوید، می‌توانید یک نقش به‌عنوان دبیر جلسه با کارمندها را انتخاب کنید. این شخص مکلف است وظایفی که برای آن تعیین می‌شود را انجام دهد. شامل:
- تهیه یک لیست از کسانی که قرار است حاضر شوند
- هماهنگی و مشخص‌کردن زمان مناسب با جلسه با شما به‌عنوان مدیر
- تهیه و تودیع دستور جلسه برای تمام شرکت‌کنندگان
- انجام تمامی پیگیری‌ها نظیر تدارکات و…
- تعیین زمان‌بندی اجرای جلسه و درصورتی‌که قرار است مکرر برگزار شود، مشخص‌کردن موعدهای بعدی
- کمک به اداره دقیق و هدفمند جلسه بر اساس چیزی که پیش‌ازاین در، در مورد دستور جلسه ذکر کردیم
- پیگیری‌هایی که باید بعد از جلسه انجام شود.
این دبیر می‌تواند درواقع کار شمارا چندبرابر سبک‌تر کند تا شما بتوانید به‌کارهای دیگر خود برسید و زمان‌بندی دقیق برای تمامی اهداف سازمانی که تعریف کرده‌اید را مشخص کنید. در جلسه‌هایی که تعداد افراد بیشتر است می‌توانید از دو عنصر و عضو نیز برای این کار استفاده کنید. دقت داشته باشید که درنهایت دبیر جلسه می‌تواند در مواردی که شما نمی‌توانید حضورداشته باشید، نقش مدیریتی ایفا کند و یا مواردی که شما در دستور جلسه مشخص کرده‌اید را به سمع و نظر دیگران برساند.
از کارمندان خود نظر بخواهید
اجازه دهید کمی خودمانی‌تر با شما صحبت کنیم، احتمالاً شما هم درنهایت یک کارمند بوده‌اید و پله به پله این مراحل را طی کرده‌اید که به‌عنوان مدیر شناخته‌شده‌اید. درصورتی‌که قصد برگزاری جلسه با کارمندها رادارید حتماً از آن‌ها هم‌نظر بخواهید. درنهایت باید روی زمانی که قرار است جلسه برگزار شود به‌اتفاق نظر برسید. این می‌تواند روی تعامل آن‌ها هم تأثیر بگذارد. کارمندی که علاقه‌ای به حضور درج جلسه شما بنا به دغدغه‌های شخصی و کاری دارد، قطعاً برای شما بازخورد خوبی هم نخواهد داشت.
تشویش بودن ذهن باعث می‌شود که عملکرد افراد تا بیش از 70 درصد ضعیف‌تر از حالت معمول شود. جلسات کارمندان خود را اگر بتوانید با هماهنگی آن‌ها انجام دهید هم به نفع خودتان و هم به نفع تیمتان خواهد بود. ضمن اینکه کارمندان نیز نسبت به شما حس بهتری پیدا می‌کنند و آن حس همیشگی زیردست بودن از روی آن‌ها برداشته می‌شود.
هنگامی‌که افراد می‌دانند قرار است ساعت 12 ظهر پنج‌شنبه از دفتر خارج شوند و به سمت کارهایی که برای خودشان برنامه‌ریزی کرده‌اند بروند، به طبع و به‌هیچ‌عنوان زمان خوبی برای برگزاری یک جلسه کاری طاقت‌فرسا و پیچیده نیست که باید در آن جنبه‌های مختلف مالی، مدیریتی و یا حقوقی یک شرکت را کنترل و چک کنید.
موضوعات مهم و موردبحث را شناسایی کنید
قطعاً شما برای برگزاری جلسه با کارمندها یک برنامه‌ریزی مشخص دارید و دوست دارید که بر اساس آن چک‌لیست پیش بروید. در این صورت باید یک فرم تهیه کنید و در آن موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شود را نیز مشخص کنید. مثلاً در ابتدا می‌توانید کمی در مورد اوضاع فعلی شرکت یا مجموعه صحبت کنید، پس‌ازآن از کارکنان بابت حضور قدردانی نموده و سپس وضعیت بودجه، پروژه و همین‌طور برنامه‌ریزی و دورنگارهای مدیریتی خود را نیز تعیین کنید.
درنهایت می‌توانید در میز گردی که برگزار کرده‌اید از آن‌ها هم‌نظر بخواهید. موارد عملی را در جلسه با کارمندها به سمع و نظر آن‌ها برسانید و اگر فکر می‌کنید که لازم است از آن‌ها بازخورد دریافت کنید حتماً این کار را انجام دهید. در بدترین و سخت‌ترین شرایط، شما باید صحبت‌های کارمندان خود را به‌خوبی بشنوید و سعی کنید خواسته‌های آن‌ها را تا جایی که ممکن است جامه عمل پوشانید.
مدیریت زمان را فراموش نکنید
امروزه ابزارهای زیادی برای مدیریت زمان خلق‌شده‌اند که با بهره‌گیری از آن‌ها به‌راحتی می‌توانید زمان خود را مدیریت، قرار ملاقات‌های خود را مشخص و همین‌طور تقویمی با داده‌های کامل در خصوص هفته کاری‌تان داشته باشید. برای این کار می‌توانید از ابزارهای رایگان و غیر رایگان زیادی استفاده کنید. البته بسیاری از این ابزارها انعطاف لازم برای استفاده در پست‌های مدیریتی و سازمانی را ندارند و یا حتی نسخه حرفه‌ای آن‌ها معمولاً باتوجه‌به اعمال تحریم‌های نرم‌افزاری در دسترس ایرانیان نیست.
در مقابل کلیدی calidy.com سیستمی جامع است که می‌توانید از آن برای مدیریت زمان و قرار ملاقات‌های خود استفاده کنید. این نرم‌افزار تحت وب یک لینک در اختیار شما قرار می‌دهد که اگر آن را در اختیار دیگران قرار دهید، می‌توانند وارد پنل اختصاصی مربوط به برنامه زمانی شما شده و زمان قرار ملاقات و یا جلسه با شمارا فیکس کنند. از طرفی شما می‌توانید با استفاده از کلیدی تمامی ابزارها و گجت‌های موردنیاز خود را ادغام کنید و برای ورود به کنفرانس‌های ویدئویی، جلسات آنلاین و… صرفاً از یک نرم‌افزار یکپارچه استفاده کنید.
جلسه را سروقت شروع و به پایان برسانید
واقع‌بین باشید و البته منصف، درست است که کارمندان درنهایت زیردستان شغلی شما هستند، اما آن‌ها هم برای روز خود برنامه‌ریزی داشته و دوست دارند بر اساس آن پیش بروند. باید بتوانید در جلسه با کارمندها دقیق عمل کنید. یک کارمند از شما انتظار دارد که به‌عنوان مدیر هوشمند، حرفه‌ای و وقت‌شناس باشید.
وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شما است، درنتیجه اگر به‌موقع آن‌ها را شروع و تمام مکنید به‌عنوان یک فرد منظم در کل محیط کاری خود شناخته‌شده و اگر جلسه را سروقت تمام کنید، کارمندانی که قرار است به گفته‌های شما پس از پایان جلسه عمل کنند تعدادشان بیشتر می‌شود.
رضایت یک فرد شاغل از محیط کاری‌اش می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری او شود. در همین مورد گفته می‌شود که افراد برای مدیری که برای آن‌ها ارزش قائل باشد، بیچشم داشت و منت کار می‌کنند و حتی بازخورد کارهای آن‌ها نیز به‌مراتب بهتر از چیزی خواهد بود که سازمان و یا شرکت از آن‌ها بر طبق اساسنامه می‌خواهد.
دلیل حضور نیافتن کارمندان را جویا شوید
به‌هرحال ممکن است کارمندی دچار مشکلات شخصی، خانوادگی و یا مالی و یا دغدغه‌های خاصی باشد. درنتیجه چه قبل و چه بعد از جلسه با او تماس برقرار کنید. اگر مشکلی وجود دارد حتماً راه‌حل جسته و سعی بر پیگیری آن داشته باشید. درصورتی‌که فکر می‌کنید کارمند نسبت به جلسه‌ای که شما برگزار کرده‌اید، عمداً بی‌توجه بوده و یا آن را کم‌اهمیت شمرده است، حتماً اعمال تنبیه کنید و سعی کنید از او بابت این اتفاق توضیح بخواهید.
در خصوص یک مدیر انسان‌دوست و نوع‌دوست صحبت کردیم و حالا لازم است اشاره‌ای داشته باشیم به این اصل که یک مدیر باید بتواند در تمامی شرایط همه‌چیز را مدیریت کند و حتی افراد از او حس اقتدار دریافت کنند. معمولاً این موارد ریزودرشت می‌تواند بنیان مدیریت شمارا قوی‌تر کند.
اگر قرار است شما توسط یک هیئت‌مدیره مجدداً برای امر برگزاری جلسات انتخاب شوید، به طبع آن‌ها این موارد را زیر نظر خواهند داشت. در غیر این صورت شما به‌عنوان یک فرد ضعیف در امر مدیریت شناخته می‌شوید و درنهایت نمی‌توانید نتیجه درستی را چه از جلسه و چه از کارمندان دریافت کنید. ضمن اینکه همیشه در جلسه با کارمندها باید همه‌چیز را رسمی برگزار کنید، بیش‌ازحد صمیمی شدن نتیجه مطلوبی برای شما نخواهد داشت.
